Kỹ năng mềm là gì và tại sao chúng lại đóng vai trò then chốt trong sự thành công sự nghiệp của bạn? Hãy cùng ultimatesoft.net khám phá định nghĩa, các ví dụ cụ thể, tầm quan trọng và cách trau dồi kỹ năng mềm để bứt phá trong thị trường lao động cạnh tranh, đặc biệt trong lĩnh vực phần mềm và công nghệ. Đừng bỏ lỡ những bí quyết giúp bạn nâng cao khả năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề và quản lý thời gian – những yếu tố then chốt để phát triển sự nghiệp bền vững.
1. Kỹ Năng Mềm (Soft Skill Meaning) Là Gì Trong Công Việc?
Kỹ năng mềm là những kỹ năng phi kỹ thuật, mô tả cách bạn làm việc và tương tác với người khác. Chúng không phải là những kỹ năng bạn có thể học được qua một khóa học cụ thể như phân tích dữ liệu hay kỹ năng lập trình. Thay vào đó, chúng được xây dựng thông qua kinh nghiệm thực tế. Kỹ năng mềm phản ánh phong cách giao tiếp, đạo đức làm việc và phong cách làm việc của bạn.
Kỹ năng mềm là kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, mô tả cách bạn làm việc và tương tác với người khác. Những kỹ năng này áp dụng cho mọi loại công việc và sự nghiệp. Ví dụ, một giáo sư và một nhà quản lý đầu tư đều có thể là những người giao tiếp giỏi và có kỹ năng lãnh đạo đặc biệt, mặc dù cách những kỹ năng đó thể hiện trong nghề nghiệp của họ có thể rất khác nhau. Bất kể bạn quan tâm đến lĩnh vực nào, những kỹ năng này không chỉ hữu ích mà còn là yếu tố không thể thiếu để bạn thành công tại một công ty.
2. Các Ví Dụ Về Kỹ Năng Mềm?
Các kỹ năng này thường được chia thành một vài loại khác nhau:
2.1. Kỹ Năng Giao Tiếp (Communication Skills)
Kỹ năng giao tiếp mô tả cách bạn tương tác với những người bạn làm việc cùng – từ sếp của bạn đến đồng nghiệp thân thiện cho đến một khách hàng quan trọng. Những kỹ năng này rất quan trọng để truyền đạt ý tưởng của bạn trong một cuộc họp, chia sẻ các cập nhật trạng thái về một dự án hoặc đàm phán hiệu quả với một đồng nghiệp về cách tiến lên phía trước. Một số kỹ năng giao tiếp mềm bao gồm:
- Diễn thuyết trước công chúng
- Đàm phán
- Giải quyết xung đột
- Giao tiếp bằng lời nói
- Sự tự tin
- Sự thân thiện
- Lắng nghe thấu cảm
2.2. Kỹ Năng Lãnh Đạo (Leadership Skills)
Kỹ năng lãnh đạo rất cần thiết trong tất cả các loại vai trò, ngay cả khi bạn không trực tiếp quản lý ai đó. Thêm những kỹ năng này vào sơ yếu lý lịch cho thấy nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn rằng bạn tự tin đảm nhận trách nhiệm và dẫn đầu bằng tấm gương. Một số kỹ năng lãnh đạo mềm bao gồm:
- Ra quyết định
- Khả năng thích ứng
- Xây dựng đội ngũ
- Độ tin cậy
- Ủy quyền
2.3. Kỹ Năng Làm Việc Nhóm (Teamwork Skills)
Không ai làm việc đơn độc, ngay cả khi họ ở trong một nhóm chỉ có một người. Kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng trong bất kỳ công việc nào để làm việc hài hòa với các bên liên quan trên các dự án, nhóm và phòng ban. Tuy nhiên, những kỹ năng này không chỉ là hòa đồng. Điều cần thiết là phải biết khi nào nên không đồng ý và phản đối để có được kết quả tốt nhất. Một số kỹ năng làm việc nhóm mềm bao gồm:
- Lắng nghe thấu cảm
- Giải quyết xung đột
- Xây dựng mối quan hệ
- Ra quyết định
- Sự tôn trọng
2.4. Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề (Problem-Solving Skills)
Các công ty thuê người để giúp họ giải quyết vấn đề và tìm ra các giải pháp tốt nhất. Bất kể bạn đảm nhận vai trò nào, bạn sẽ cần phải suy nghĩ một cách sáng tạo, phân tích và logic để hiểu tại sao vấn đề xảy ra và cách giải quyết vấn đề.
Cho dù đó là hiểu tại sao không có đủ lưu lượng truy cập vào một trang web hoặc làm thế nào để nâng cao điểm kiểm tra của học sinh, các vấn đề tại nơi làm việc ở khắp mọi nơi và các công ty muốn những người mới được thuê mang đến những cách thức mới mẻ và sáng tạo để giải quyết chúng. Kỹ năng giải quyết vấn đề bao gồm:
- Phân tích
- Ra quyết định
- Giao tiếp
- Tư duy sáng tạo
- Đổi mới
2.5. Kỹ Năng Tư Duy Phản Biện (Critical Thinking Skills)
Những kỹ năng này giúp mọi người xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Các nhà tư duy phản biện phân tích, nghiên cứu, xác định và suy nghĩ sáng tạo để hiểu thông tin. Tại nơi làm việc, tư duy phản biện giúp mọi người giải quyết vấn đề và thách thức những quan niệm sai lầm để giúp tạo ra con đường tốt nhất phía trước. Một số kỹ năng tư duy phản biện mềm bao gồm:
- Kỹ năng phân tích
- Nghiên cứu
- Đặt câu hỏi
- Ra quyết định
2.6. Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian (Time Management Skills)
Kỹ năng quản lý thời gian đảm bảo nhân viên thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả và năng suất. Mặc dù quản lý thời gian là điều cần thiết cho bất kỳ vai trò nào, nhưng những kỹ năng này rất quan trọng trong môi trường làm việc kết hợp và từ xa. Các nhà tuyển dụng muốn biết họ có thể tin tưởng nhân viên hoàn thành công việc ngay cả khi họ không ở trong văn phòng với họ. Một số kỹ năng quản lý thời gian bao gồm:
- Ưu tiên
- Chú ý đến chi tiết
- Siêng năng
- Tham vọng
- Có động lực
Sabrina Cortes, một người viết sơ yếu lý lịch, cho biết: “Tất cả chúng ta đều có kỹ năng mềm vì chúng là một phần của con người chúng ta”. “Các kỹ năng mềm hàng đầu là làm việc nhóm, chú ý đến chi tiết, quản lý thời gian, tổ chức, giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản, lãnh đạo, trí tuệ cảm xúc, khả năng thích ứng/linh hoạt, giải quyết vấn đề/xung đột và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân. … Thật không may, quá thường xuyên, những đặc điểm tính cách này bị bỏ qua [bởi các ứng viên]. Nhưng chúng đóng một vai trò trong mỗi công việc ngoài kia.”
Tất nhiên, một số kỹ năng áp dụng cho các công việc cụ thể hơn những kỹ năng khác. Dưới đây là một vài ví dụ về cách kỹ năng mềm có thể được áp dụng cho các ngành cụ thể:
| Lộ Trình Nghề Nghiệp | Kỹ Năng Mềm |
|---|---|
| Dịch vụ khách hàng | Giao tiếp bằng lời nói, để nói chuyện với khách hàng một cách rõ ràng và ngắn gọn |
| Kỹ thuật phần mềm | Chú ý đến chi tiết, để phát hiện lỗi trong mã |
| Tư vấn | Tư duy sáng tạo, để giúp giải quyết vấn đề của khách hàng bằng cách suy nghĩ sáng tạo |
| Ngân hàng đầu tư | Đàm phán, để đạt được các thỏa thuận có lợi cho cả hai bên với đồng đội và khách hàng |
| Phân tích dữ liệu | Kỹ năng phân tích, để phân tích dữ liệu và rút ra kết luận |
| Giảng dạy | Diễn thuyết trước công chúng, để trình bày trước một lớp học sinh một cách tự tin |
| Tiếp thị | Trí tuệ cảm xúc, để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của bạn |
| Bán hàng | Thuyết phục, để thuyết phục người mua tiềm năng đầu tư vào những gì bạn đang bán |
| Quản lý sản phẩm | Hợp tác, để động não các ý tưởng sản phẩm mới và đảm bảo sản phẩm được xây dựng một cách hiệu quả |
| Luật | Tổ chức, để quản lý nhiều trách nhiệm khác nhau dưới thời gian eo hẹp và áp lực |
3. Tại Sao Kỹ Năng Mềm Lại Quan Trọng?
Kỹ năng mềm rất quan trọng vì chúng giúp bạn trở thành một nhân viên thành công và một thành viên nhóm hữu ích – và chúng là một phần quan trọng giúp bạn có được một công việc.
Joanne Rosen, Giám đốc Điều hành tại Write Choice Resumes, giải thích: “Các nhà tuyển dụng muốn xem [nhân viên tiềm năng] làm việc với mọi người tốt như thế nào và có thể suy nghĩ vượt ra ngoài những gì họ đã học”.
Nhà tuyển dụng tìm kiếm kỹ năng mềm vì những kỹ năng này là những chỉ số hữu ích về mức độ thành công của một người mới được thuê. Theo một nghiên cứu của Leadership IQ, 89% thất bại của người mới được thuê là do kỹ năng mềm kém, chứ không phải do thiếu kỹ năng kỹ thuật. Những người mới được thuê có nhiều khả năng thất bại hơn vì họ thiếu các kỹ năng mềm như khả năng huấn luyện, trí tuệ cảm xúc và động lực. Chỉ có 11% thất bại của người mới được thuê là do không đủ năng lực kỹ thuật.
Xu hướng này đặc biệt đúng với những người mới được thuê ở cấp độ đầu vào. Bởi vì các ứng viên cấp độ đầu vào chưa có kỹ năng kỹ thuật nâng cao, việc có kỹ năng mềm tốt có thể giúp bạn khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
>>XEM THÊM: Tìm hiểu những nghề nghiệp nào phù hợp với bạn dựa trên bộ kỹ năng của bạn với bài kiểm tra năng lực nghề nghiệp của chúng tôi.
4. Nhà Tuyển Dụng Tìm Kiếm Những Kỹ Năng Mềm Nào?
Không phải tất cả các kỹ năng mềm đều được tạo ra như nhau trong mắt nhà tuyển dụng. Theo một cuộc khảo sát năm 2023 do Hiệp hội Quốc gia về Cao đẳng và Nhà tuyển dụng (NACE) thực hiện, các kỹ năng hàng đầu mà nhà tuyển dụng tìm kiếm là kỹ năng giải quyết vấn đề và khả năng làm việc trong một nhóm.
Virginia Franco, Nhà văn Sơ yếu lý lịch được Chứng nhận 5X, cho biết: “Theo kinh nghiệm của tôi, điều quan trọng là [sinh viên] truyền đạt ba kỹ năng mềm quan trọng này: quản lý thời gian, giao tiếp và dịch vụ khách hàng”. “Chúng phù hợp nhất với thành công ở cấp độ đầu vào trên các ngành công nghiệp và chức năng công việc đa dạng.”
5. Làm Thế Nào Để Cải Thiện Kỹ Năng Mềm Của Bạn
Bây giờ bạn đã biết – kỹ năng mềm là một cách quan trọng để nổi bật trong quá trình tìm kiếm việc làm khi bạn mới bắt đầu. Nhưng làm thế nào để bạn bắt đầu cải thiện chúng?
5.1. Chủ Động Làm Việc Với Người Khác
Nếu bạn giống tôi, các dự án nhóm là nỗi kinh hoàng trong sự nghiệp học tập của bạn. Tuy nhiên, chúng là một cách có giá trị để xây dựng kỹ năng mềm và kinh nghiệm mà bạn có thể nói về trong các cuộc phỏng vấn. Chủ động tìm kiếm các môi trường nhóm khi làm việc trên các dự án, cho dù bạn đang ở trong lớp học hay cho một hoạt động ngoại khóa. Ngay cả khi dự án mất nhiều thời gian hơn một chút so với khi bạn tự làm, bạn sẽ thực hành các kỹ năng như giải quyết vấn đề, hợp tác, giao tiếp và phản hồi. Nếu bạn may mắn, bạn thậm chí sẽ xây dựng kỹ năng giải quyết xung đột!
5.2. Thực Hành Các Kỹ Năng Mềm Đáp Ứng
Kỹ năng mềm không chỉ là những gì bạn mang đến cho thế giới làm việc, mà còn là cách bạn phản ứng với nó. Bắt đầu với cách bạn giao tiếp với người khác. Nó không chỉ là những gì bạn đang nói với người khác, mà là cách bạn lắng nghe và xử lý những gì họ đang nói lại với bạn.
Một người đàn ông đang lắng nghe người phụ nữ
Thay vì chỉ nghe những lời người khác đang nói, hãy nỗ lực có ý thức để thực sự hiểu quan điểm, cảm xúc và nhu cầu tiềm ẩn của họ. Dành cho họ sự chú ý hoàn toàn của bạn, duy trì giao tiếp bằng mắt và cung cấp các tín hiệu bằng lời nói và không lời để cho thấy rằng bạn đang tham gia vào cuộc trò chuyện. Bằng cách lắng nghe chủ động, bạn có thể phát triển sự hiểu biết sâu sắc hơn về người khác, xây dựng lòng tin và phản hồi một cách chu đáo và đồng cảm hơn.
5.3. Tự Suy Ngẫm
Cuối cùng, cách tốt nhất để làm việc trên kỹ năng mềm của bạn là suy ngẫm về sự tiến bộ của bạn. Kỹ năng mềm có thể khó đo lường hơn nhiều so với kỹ năng cứng vì chúng thường không định lượng được. Thay vào đó, bạn có thể theo dõi sự tiến bộ của mình bằng cách suy nghĩ về các ví dụ về khi bạn đã (hoặc chưa!) sử dụng kỹ năng mềm của mình khi làm việc trên một dự án ở trường, hoặc trong một kỳ thực tập, cơ hội tình nguyện, công việc bán thời gian, hoạt động ngoại khóa hoặc bất kỳ kinh nghiệm nào khác mà bạn có thể nói về trong một cuộc phỏng vấn. Những khoảng trống của bạn ở đâu? Bạn có thể là một người giao tiếp hiệu quả hơn không? Bạn có phải là một nhà đàm phán tuyệt vời không? Bạn có thể làm gì khác vào lần tới?
6. Đưa Kỹ Năng Mềm Vào Sơ Yếu Lý Lịch
Vì các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm kỹ năng mềm trong quá trình tuyển dụng ở cấp độ đầu vào, điều quan trọng là bạn không chỉ đưa chúng vào, mà còn phải biết những kỹ năng nào nên đưa vào.
6.1. Tôi Nên Đưa Những Kỹ Năng Mềm Nào Vào Sơ Yếu Lý Lịch Của Mình?
Một trong những cách tốt nhất để biết những kỹ năng nào nên đưa vào sơ yếu lý lịch của bạn là xem mô tả công việc. Giống như bạn sẽ đưa vào kỹ năng cứng dựa trên các yêu cầu của mô tả công việc, việc đọc những gì một công ty đang tìm kiếm có thể giúp xác định những kỹ năng mềm nào nên đưa vào.
Không giống như kỹ năng cứng, các kỹ năng mềm chính xác mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm có thể không được nêu rõ như vậy. Hãy tìm kiếm những manh mối về loại công nhân mà họ đang tìm kiếm – Người chơi đồng đội? Độc lập? Tự giác? – để hiểu những kỹ năng nào nên đưa vào.
Công ty có đang tìm kiếm một người có thể xử lý việc giao tiếp các ý tưởng lớn với khách hàng không? Hãy thể hiện những kỹ năng giao tiếp đó. Nó có muốn một người có chiến lược có thể giải quyết các vấn đề lớn không? Hãy cho thấy rằng bạn là một người giải quyết vấn đề xuất sắc.
6.2. Làm Thế Nào Để Đưa Kỹ Năng Mềm Vào Sơ Yếu Lý Lịch
Các chuyên gia về sơ yếu lý lịch đồng ý rằng bạn không nhất thiết cần một phần kỹ năng chuyên dụng để khoe khoang kỹ năng mềm của bạn trên sơ yếu lý lịch.
Rosen nói: “Kỹ năng mềm cần được thể hiện, không phải liệt kê”. “Ví dụ: Giải cứu tài khoản có nguy cơ bằng cách giao tiếp với khách hàng về nhu cầu và tạo ra các giải pháp sáng tạo hướng tới khách hàng.”
Bằng cách sử dụng các cụm từ “giao tiếp” và “tạo ra các giải pháp sáng tạo, hướng tới khách hàng”, ứng viên thể hiện kỹ năng giao tiếp và kỹ năng giải quyết vấn đề của họ.
>>XEM THÊM: Cách Viết Sơ Yếu Lý Lịch
Bạn cũng có thể sử dụng một bản tóm tắt chuyên nghiệp để thể hiện những kỹ năng này.
Wendi Weiner, luật sư và chuyên gia về sơ yếu lý lịch, nói: “Tôi thích kết hợp kỹ năng mềm với kỹ năng cứng”. “Bạn có thể bao gồm một câu trong bản tóm tắt chuyên nghiệp của mình nói về một số kỹ năng mềm của bạn. Ví dụ: ‘Kỷ lục dẫn dắt các dự án từ ý tưởng đến hoàn thành thông qua khả năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ, xây dựng đội ngũ và quản lý thời gian vững chắc.’ Kỹ năng cứng trong câu này là quản lý dự án, và nó được tận dụng bởi các kỹ năng mềm là giải quyết vấn đề, xây dựng đội ngũ và quản lý thời gian.”
Nếu bạn đưa vào một phần kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của mình, bạn có thể sử dụng cùng một phần để liệt kê cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Đó là một cách tuyệt vời để tiết kiệm không gian trong khi chia sẻ một bức tranh toàn diện về khả năng của bạn.
7. Khám Phá Thế Giới Phần Mềm Tại Ultimatesoft.net
Bạn đang tìm kiếm những phần mềm tối ưu cho công việc và học tập? Hãy truy cập ngay ultimatesoft.net để khám phá:
- Đánh giá chi tiết và khách quan về các loại phần mềm khác nhau.
- Hướng dẫn cài đặt, sử dụng và khắc phục lỗi thường gặp.
- Tin tức và thông tin cập nhật về các phiên bản phần mềm mới nhất.
- Các giải pháp bảo mật và tối ưu hóa hiệu suất phần mềm.
- So sánh các phần mềm tương tự để giúp bạn lựa chọn sản phẩm phù hợp.
Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cao hiệu quả công việc và học tập với những phần mềm tốt nhất!
Địa chỉ: 450 Serra Mall, Stanford, CA 94305, United States
Điện thoại: +1 (650) 723-2300
Website: ultimatesoft.net
8. Những Nghề Nghiệp Nào Phù Hợp Với Bạn, Dựa Trên Kỹ Năng Mềm Của Bạn?
Những nghề nghiệp nào phù hợp với bạn dựa trên kỹ năng của bạn? Hãy làm bài kiểm tra này để tìm hiểu. Nó hoàn toàn miễn phí – bạn chỉ cần đăng ký để nhận kết quả của mình!
9. FAQ – Câu Hỏi Thường Gặp Về Kỹ Năng Mềm (Soft Skill Meaning)
9.1. Kỹ năng mềm là gì?
Kỹ năng mềm là những kỹ năng không liên quan đến kiến thức chuyên môn, mà liên quan đến cách bạn tương tác, giao tiếp và làm việc với người khác.
9.2. Tại sao kỹ năng mềm lại quan trọng?
Kỹ năng mềm giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng, và thích nghi với môi trường làm việc thay đổi.
9.3. Những kỹ năng mềm nào quan trọng nhất?
Một số kỹ năng mềm quan trọng nhất bao gồm giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, tư duy phản biện và quản lý thời gian.
9.4. Làm thế nào để cải thiện kỹ năng mềm?
Bạn có thể cải thiện kỹ năng mềm bằng cách tham gia các khóa học, thực hành trong công việc, tìm kiếm phản hồi từ người khác và tự suy ngẫm.
9.5. Làm thế nào để thể hiện kỹ năng mềm trong sơ yếu lý lịch?
Thay vì chỉ liệt kê kỹ năng mềm, hãy đưa ra ví dụ cụ thể về cách bạn đã sử dụng chúng trong công việc hoặc học tập.
9.6. Kỹ năng mềm có quan trọng hơn kỹ năng cứng không?
Cả kỹ năng mềm và kỹ năng cứng đều quan trọng. Kỹ năng cứng giúp bạn thực hiện công việc, trong khi kỹ năng mềm giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và xây dựng mối quan hệ tốt.
9.7. Kỹ năng mềm nào quan trọng nhất đối với sinh viên mới ra trường?
Đối với sinh viên mới ra trường, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề là những kỹ năng mềm quan trọng nhất.
9.8. Kỹ năng mềm có thể học được không?
Có, kỹ năng mềm có thể học được thông qua đào tạo, thực hành và kinh nghiệm.
9.9. Kỹ năng mềm có vai trò gì trong sự nghiệp?
Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp, xây dựng mạng lưới quan hệ và đạt được thành công.
9.10. Làm thế nào để biết mình có những kỹ năng mềm nào?
Bạn có thể tự đánh giá kỹ năng mềm của mình hoặc yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp, bạn bè và gia đình.