Mẫu đơn ủy quyền khấu trừ thẻ tín dụng (credit card authorization form) là tài liệu được chủ thẻ ký, cho phép đơn vị kinh doanh trừ tiền từ thẻ tín dụng của họ cho các khoản thanh toán định kỳ trong một khoảng thời gian nhất định như đã ghi trong tài liệu. Mẫu đơn này thường được sử dụng để cấp cho doanh nghiệp quyền khấu trừ định kỳ từ chủ thẻ – hàng tháng, hàng quý hoặc không thường xuyên.
Mẫu đơn ủy quyền khấu trừ thẻ tín dụng là một cách để bảo vệ doanh nghiệp khỏi tranh chấp giao dịch (chargeback). Nếu bạn có tài liệu được chủ thẻ ký, cho phép bạn trừ tiền từ thẻ của họ cho các dịch vụ đã cung cấp, khả năng bạn thắng kiện với đơn vị phát hành thẻ sẽ cao hơn và ít phức tạp hơn.
Mẫu đơn này rất hữu ích cho các giao dịch định kỳ, cho dù đó là giao dịch nhập thủ công không có mặt thẻ hay giao dịch định kỳ với thẻ đã lưu. Mẫu đơn có hai tác dụng: Giảm thiểu rủi ro khách hàng nói rằng họ bị tính phí khi không nên và tiết kiệm thời gian cho mọi người.
Ví dụ, nếu bạn là một nhà hàng cung cấp bữa trưa cho một văn phòng địa phương hai tuần một lần. Nếu bạn có mẫu đơn ủy quyền trong hồ sơ, bạn biết rằng mỗi khi văn phòng đó gọi giao hàng, bạn có thể trừ tiền từ thẻ của họ. Bạn không cần phải hỏi lại họ muốn sử dụng hình thức thanh toán nào hoặc yêu cầu khách hàng ký xác nhận mỗi lần.
Nhưng thanh toán định kỳ không phải là tình huống duy nhất mà mẫu đơn ủy quyền hữu ích. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu đơn ủy quyền khấu trừ thẻ tín dụng để nhận tiền đặt cọc cho việc mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chi phí phát sinh trong tương lai.
Điều này hữu ích nếu bạn kinh doanh bất kỳ loại hình nào cho thuê thiết bị đắt tiền. Bạn có thể sử dụng mẫu đơn ủy quyền khấu trừ thẻ tín dụng để giữ một khoản tiền trên thẻ cho đến khi thiết bị được trả lại.
Một mẫu đơn ủy quyền khấu trừ thẻ tín dụng không cần phải là một tài liệu phức tạp. Thông thường nó bao gồm:
- Thông tin thẻ tín dụng của chủ thẻ: Loại thẻ, Tên trên thẻ, Số thẻ, Ngày hết hạn
- Thông tin doanh nghiệp của đơn vị kinh doanh
- Địa chỉ thanh toán của chủ thẻ
- Ngôn ngữ ủy quyền cho đơn vị kinh doanh trừ tiền từ thẻ của khách hàng
- Tên và chữ ký của chủ thẻ
- Ngày tháng
Mặc dù không bắt buộc về mặt pháp lý, nhưng bạn nên tham khảo ý kiến luật sư về việc khi nào nên sử dụng mẫu đơn ủy quyền khấu trừ thẻ tín dụng. Việc sử dụng mẫu đơn này là một biện pháp tốt cho các đơn vị kinh doanh, giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Theo tiêu chuẩn PCI, việc ghi lại mã bảo mật CVV của khách hàng là vi phạm. Nếu bạn muốn nhập thanh toán thủ công, bạn sẽ cần yêu cầu CVV trực tiếp từ người bán mỗi khi bạn nhập thẻ.
Việc tuân thủ các tiêu chuẩn PCI yêu cầu tất cả các doanh nghiệp xử lý thông tin thẻ tín dụng phải “hạn chế quyền truy cập vật lý vào dữ liệu chủ thẻ”. Hãy đảm bảo giữ an toàn cho dữ liệu chủ thẻ bằng cách lưu trữ các mẫu đơn đã hoàn thành trong phòng an toàn hoặc tủ hồ sơ và chỉ cho phép nhân viên cần thiết truy cập để thực hiện nhiệm vụ công việc của họ. Bạn cũng có thể lưu trữ các biểu mẫu đã hoàn thành trong cổng thông tin khách hàng riêng tư được mã hóa bằng cách sử dụng ứng dụng truyền tệp bảo mật. Tuy nhiên, việc chia sẻ tệp PDF qua email có thể tạo ra lỗ hổng bảo mật. Nếu bạn gửi cho khách hàng của mình một bản sao, hãy đặt mật khẩu bảo vệ tệp PDF và gửi bằng email bảo mật và được mã hóa.
