Kỹ năng mềm là những đặc điểm tính cách và kỹ năng giao tiếp giúp một người tương tác hiệu quả với người khác. Trong môi trường làm việc, kỹ năng mềm được xem là yếu tố bổ trợ cho kỹ năng cứng, vốn là kiến thức và kỹ năng chuyên môn của một người. Các nhà tâm lý học có thể sử dụng thuật ngữ “kỹ năng mềm” để mô tả chỉ số cảm xúc (EQ) của một người, trái ngược với chỉ số thông minh (IQ). Trong một thị trường lao động cạnh tranh, những cá nhân thể hiện sự kết hợp tốt giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm thường được săn đón nhiều hơn.
Điểm chính
- Kỹ năng mềm bao gồm các thuộc tính và đặc điểm tính cách giúp nhân viên tương tác hiệu quả với người khác và thành công tại nơi làm việc.
- Ví dụ về kỹ năng mềm bao gồm khả năng giao tiếp với khách hàng tiềm năng, cố vấn cho đồng nghiệp, lãnh đạo nhóm, thương lượng hợp đồng, tuân thủ hướng dẫn và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Kỹ năng cứng có thể đo lường được và thường có được thông qua giáo dục chính quy và các chương trình đào tạo.
- Nhân viên có kỹ năng mềm tốt có thể giúp các công ty đạt được mức độ hiệu quả và năng suất cao hơn.
- Ngược lại với kỹ năng cứng, kỹ năng mềm khó có được hơn thông qua đào tạo chính quy.
Tìm hiểu về Kỹ năng mềm
Nhiều nhà tuyển dụng tìm kiếm sự cân bằng giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm khi đưa ra quyết định tuyển dụng. Ví dụ, nhà tuyển dụng đánh giá cao những công nhân lành nghề có thành tích hoàn thành công việc đúng thời hạn. Họ cũng coi trọng những nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt và hiểu biết sâu sắc về các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Khi giao tiếp với khách hàng tiềm năng, những nhân viên có kỹ năng mềm có thể xây dựng các bài thuyết trình hấp dẫn ngay cả khi công việc cụ thể của họ không phải là bán hàng hoặc tiếp thị. Một kỹ năng mềm được đánh giá cao khác là khả năng hướng dẫn đồng nghiệp về các nhiệm vụ mới.
Các nhà lãnh đạo công ty thường đạt hiệu quả cao nhất khi họ có kỹ năng mềm vững chắc. Ví dụ, các nhà lãnh đạo được kỳ vọng có khả năng nói tốt, nhưng những nhà lãnh đạo giỏi còn biết lắng nghe nhân viên và các nhà lãnh đạo khác trong lĩnh vực của họ. Một bài báo trên Harvard Business Review đã viết: “Các nhà tuyển dụng không lắng nghe và phản hồi chu đáo những lo ngại của nhân viên sẽ chứng kiến tỷ lệ thôi việc cao hơn. Vì tỷ lệ thôi việc cao nhất là ở những người có thành tích cao, những người có thể mang theo khách hàng và dự án, và các nhân viên tuyến đầu chịu trách nhiệm về trải nghiệm của khách hàng, rủi ro là điều hiển nhiên.”
Đàm phán cũng là một phần quan trọng trong công việc của nhiều nhà lãnh đạo công ty. Khi đàm phán với nhân viên, khách hàng hoặc đối tác, các nhà lãnh đạo cần có kỹ năng cân nhắc những gì người khác muốn trong khi vẫn tập trung vào việc đạt được điều mình muốn. Các nhà lãnh đạo giỏi cũng cần biết cách giao nhiệm vụ hiệu quả cho các thành viên khác trong nhóm.
Các công ty thường thích tuyển dụng những nhân viên sở hữu kỹ năng mềm phù hợp với kỹ năng của các nhân viên còn lại, coi họ là sự phù hợp văn hóa tốt cho công ty.
Kỹ năng cứng so với Kỹ năng mềm
Người lao động có được kỹ năng cứng thông qua giáo dục chính quy, chương trình đào tạo và nỗ lực tập trung. Kỹ năng cứng là những kỹ năng định lượng mà người lao động cần để thực hiện thành công một công việc cụ thể. Nhà tuyển dụng thường kiểm tra hoặc đánh giá kỹ năng cứng của ứng viên trước khi tuyển dụng. Ví dụ về kỹ năng cứng bao gồm lập trình máy tính, viết lách, phát triển web và thiết kế đồ họa. Một số kỹ năng cứng có nhu cầu cao hơn những kỹ năng khác và nhà tuyển dụng có thể cần thuê các công ty tuyển dụng hoặc người săn đầu người để lấp đầy các vị trí công việc đòi hỏi kỹ năng cứng chuyên môn, cấp cao.
Kỹ năng cứng có thể được học và hoàn thiện theo thời gian, nhưng kỹ năng mềm khó có được và thay đổi hơn. Ví dụ, kỹ năng mềm mà một bác sĩ có thể cần là sự đồng cảm, thấu hiểu, lắng nghe tích cực và cách cư xử hòa nhã.
Ngược lại, kỹ năng cứng mà một bác sĩ yêu cầu bao gồm sự hiểu biết sâu rộng về bệnh tật, khả năng giải thích kết quả xét nghiệm và triệu chứng, và sự hiểu biết thấu đáo về giải phẫu và sinh lý học.
Huấn luyện là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để cải thiện kỹ năng mềm.
Kỹ năng mềm giá trị cho nhân viên
Kỹ năng mềm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp khi chúng được thực hành trên cơ sở toàn công ty. Ví dụ, tinh thần hợp tác giữa các công nhân là rất quan trọng. Các thành viên trong nhóm có khả năng làm việc tốt với những người thuộc các thế hệ khác nhau và xuất thân khác nhau thường làm việc hiệu quả hơn và tập trung tốt hơn vào các ưu tiên chung. Hiệu quả và năng suất được cải thiện khi công nhân hợp tác bằng cách chia sẻ kiến thức và công cụ để hoàn thành công việc. Khả năng học các phương pháp và công nghệ mới cũng là một kỹ năng mềm mong muốn cho tất cả công nhân.
Các công ty coi trọng việc học tập như một kỹ năng mềm nhận ra nhiều phong cách học tập khác nhau và khuyến khích công nhân theo đuổi các phương pháp phù hợp nhất với họ. Khả năng giải quyết vấn đề tốt là một kỹ năng mềm khác mà các công ty coi trọng. Ví dụ, các công ty có thể hoạt động hiệu quả hơn và tăng năng suất khi tất cả công nhân đều biết cách khắc phục sự cố phần mềm thay vì dựa vào bộ phận công nghệ thông tin (IT) cho mọi sự cố.
Kỹ năng mềm cũng có thể được coi là kỹ năng con người. Chúng có thể bao gồm kỹ năng giao tiếp và kỹ năng giữa các cá nhân tốt, khả năng lãnh đạo, giải quyết vấn đề, đạo đức làm việc, quản lý thời gian và làm việc nhóm. Đây là những đặc điểm có thể được chuyển giao cho bất kỳ vị trí nào.
Kỹ năng mềm và Trí tuệ cảm xúc
Trí tuệ cảm xúc là một kỹ năng mềm cụ thể đáng được nói đến riêng. Nó liên quan đến khả năng nhận biết, hiểu và quản lý cảm xúc của chính bạn. Không giống như trí thông minh truyền thống, tập trung vào logic, giải quyết vấn đề và các yếu tố kỹ thuật liên quan đến một ngành, trí tuệ cảm xúc là về việc điều hướng các tình huống xã hội và xây dựng mối quan hệ bền chặt. Theo McKinsey, nhu cầu về kỹ năng cảm xúc sẽ tăng 26% từ năm 2016 đến năm 2030.
Một phần quan trọng của trí tuệ cảm xúc là tự nhận thức. Điều này có nghĩa là nhận biết được cảm xúc, điểm mạnh và điểm yếu của bạn, và hiểu cách chúng ảnh hưởng đến người khác. Bằng cách nhận ra các tác nhân gây cảm xúc của mình, bạn có thể kiểm soát phản ứng của mình hiệu quả hơn, tránh đưa ra các quyết định vội vàng hoặc hiểu lầm. Những người tự nhận thức cũng giỏi hơn trong việc tiếp nhận phản hồi và cải thiện bản thân vì họ có thể đánh giá khách quan hành vi và thái độ của mình.
Đồng cảm là một khía cạnh quan trọng khác của trí tuệ cảm xúc. Đó là khả năng hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác, điều này giúp bạn kết nối với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác ở mức độ sâu sắc hơn. Các nhà lãnh đạo có khả năng đồng cảm có thể hỗ trợ tốt hơn cho nhóm của họ bằng cách nhận ra nhu cầu và động lực của họ, dẫn đến lực lượng lao động gắn bó và năng suất hơn. Nhà tuyển dụng có xu hướng nhận ra và công nhận lợi ích của những người có trí tuệ cảm xúc; theo TalentSmartEQ, những người có EQ cao kiếm được nhiều hơn 29.000 đô la mỗi năm so với những người có EQ thấp.
Làm thế nào để Phát triển Kỹ năng mềm
Không có một cách duy nhất tốt nhất để phát triển kỹ năng mềm. Tuy nhiên, sự kết hợp của các phương pháp dưới đây có thể giúp bạn có được các kỹ năng xã hội và giữa các cá nhân có thể giúp bạn trong nhiều công việc hoặc ngành nghề khác nhau.
- Thực hành Lắng nghe tích cực: Tập trung vào việc thực sự hiểu những gì người khác đang nói mà không ngắt lời. Điều này giúp xây dựng sự đồng cảm và các mối quan hệ bền chặt hơn.
- Tìm kiếm Phản hồi Thường xuyên: Yêu cầu đồng nghiệp, người quản lý hoặc người cố vấn phản hồi về khả năng giao tiếp, làm việc nhóm và các kỹ năng mềm khác của bạn. Sử dụng những hiểu biết sâu sắc của họ để thực hiện các cải tiến có ý thức.
- Trau dồi Trí tuệ Cảm xúc: Phát triển khả năng tự nhận thức và học cách quản lý cảm xúc của bạn. Điều này sẽ giúp bạn điều hướng các tình huống xã hội phức tạp và có thể kết nối với người khác dễ dàng hơn.
- Cải thiện Quản lý thời gian: Ưu tiên nhiệm vụ và đặt mục tiêu thực tế. Quản lý thời gian hiệu quả giúp giảm căng thẳng, tăng năng suất và giúp bạn tổ chức tốt hơn.
- Tham gia vào các Dự án Nhóm: Cộng tác với những người khác trong các nhiệm vụ nhóm để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm và kỹ năng giữa các cá nhân của bạn. Điều này cũng nâng cao khả năng làm việc với nhiều tính cách khác nhau của bạn.
- Nâng cao Kỹ năng Giao tiếp: Thực hành giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn ở cả hình thức viết và lời nói. Điều này sẽ giúp tránh hiểu lầm và giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn.
- Phát triển Khả năng Giải quyết Vấn đề: Chia nhỏ vấn đề thành các phần nhỏ hơn và khám phá nhiều giải pháp. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề khác nhau trong tương lai, bất kể công việc hoặc ngành nghề của bạn là gì.
- Nuôi dưỡng Sự Đồng cảm: Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu quan điểm của họ. Sự đồng cảm củng cố sự hợp tác và giúp xây dựng lòng tin.
- Thực hành Nói trước Công chúng: Tham gia vào các hoạt động như thuyết trình hoặc Toastmasters để xây dựng sự tự tin khi nói.
- Học các Kỹ thuật Quản lý Căng thẳng: Thực hành chánh niệm, tập thể dục hoặc các kỹ thuật thư giãn khác để kiểm soát căng thẳng tốt hơn. Quản lý căng thẳng giúp duy trì năng suất và có thể giúp tập trung.
Sự khác biệt giữa Kỹ năng mềm và Kỹ năng cứng là gì?
Kỹ năng cứng là những kỹ năng đo lường được có được thông qua đào tạo, giáo dục và thực hành. Chúng là những khả năng cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể. Kỹ năng mềm là kỹ năng hành vi và giữa các cá nhân liên quan đến mức độ hiệu quả của con người khi tương tác với người khác và xử lý tình huống.
Tại sao Kỹ năng mềm lại Quan trọng?
Mức độ bạn tương tác và đối xử với người khác tốt như thế nào là rất quan trọng đối với sự thành công trong sự nghiệp. Niềm tin được phát triển thông qua các tương tác và mối quan hệ tích cực, và năng suất tăng lên trong môi trường mà kỹ năng mềm phát triển mạnh mẽ.
Làm thế nào để Cải thiện Kỹ năng mềm?
Mặc dù không thường có được thông qua đào tạo chính quy, kỹ năng mềm vẫn có thể học được. Để cải thiện kỹ năng mềm, một cá nhân phải cởi mở với phản hồi và sẵn sàng thay đổi hành vi. Đào tạo có thể cung cấp các mẹo và chiến lược để phát triển các thực hành tốt hơn, chẳng hạn như lắng nghe tích cực và đồng cảm với người khác. Và thực hành có thể củng cố các lĩnh vực còn thiếu sót.
Đào tạo Kỹ năng mềm là gì?
Đào tạo kỹ năng mềm là đào tạo để giúp phát triển hoặc cải thiện kỹ năng giữa các cá nhân. Nó bao gồm các bài học để cải thiện giao tiếp, tăng cường lắng nghe tích cực, giải quyết xung đột và hơn thế nữa.
Kết luận
Trong khi kỹ năng cứng được đánh giá cao trong nền kinh tế ngày nay, nhiều nhà tuyển dụng cũng nhận ra tầm quan trọng của kỹ năng mềm. Vì lý do đó, những người lao động có cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm có thể thấy dễ dàng hơn để được tuyển dụng và thăng tiến trong sự nghiệp.
