Bạn đã trải qua quá trình đầy khó khăn để khởi đầu một nhà hàng. Bạn đã chọn ý tưởng, nghiên cứu thị trường, tìm địa điểm, tạo thực đơn, tìm nguồn cung cấp thiết bị và thuê nhân viên.
Khi ngày khai trương chính thức đến gần, bạn nhận ra – bạn cần tạo ra sự chú ý. Mặc dù có nhiều cách để tạo tiếng vang, nhưng tổ chức một buổi khai trương mềm (soft opening) cho nhà hàng có thể là cách tốt nhất.
“Nhưng khai trương mềm là gì? Và tại sao tôi lại phải quan tâm?”
Chúng tôi rất vui vì bạn đã hỏi.
Hãy đọc tiếp để tìm hiểu mọi điều bạn cần biết về khai trương mềm nhà hàng:
- Khai trương mềm là gì và tại sao bạn cần nó
- Khi nào nên tổ chức khai trương mềm
- Cách chuẩn bị đúng cách
Sẵn sàng chưa? Hãy bắt đầu nhé.
Khai Trương Mềm Là Gì?
Không giống như khai trương chính thức – ngày cửa hàng của bạn mở cửa cho công chúng – khai trương mềm, hay còn gọi là chạy thử, diễn ra vài ngày hoặc vài tuần trước đó. Đây là buổi chạy thử nghiệm hoạt động của bạn, bao gồm một hoặc nhiều sự kiện chỉ dành cho khách mời. Bạn mở cửa cho một số lượng khách hạn chế để kiểm tra các yếu tố khác nhau (như thực đơn, dịch vụ hoặc hậu cần) và khắc phục mọi sự cố trước ngày khai trương chính thức.
Khai trương mềm không phải là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các nhà hàng, nhưng nó mang lại những lợi ích to lớn.
Dưới đây là năm lý do thuyết phục để tổ chức khai trương mềm:
1. Tạo Tiếng Vang
Hãy tưởng tượng bạn đang mở một quán bar ở NYC và 30 người tham dự buổi khai trương mềm của bạn và yêu thích nó. Những người này kể cho bạn bè của họ, những người bạn này lại kể cho bạn bè của họ.
Dần dần, 30 người biết về quán bar của bạn trở thành sáu mươi. Sáu mươi trở thành một trăm hai mươi. Một trăm hai mươi trở thành hai trăm bốn mươi.
Tiếng vang được lan tỏa, và vào ngày khai trương chính thức, bạn có một hàng dài khách hàng xếp hàng trước cửa! Đây là sức mạnh của một buổi khai trương mềm thành công.
2. Chuẩn Bị Cho Nhân Viên
Nhân viên phục vụ và nhân viên bếp có thể kiểm tra kỹ năng của họ, và bạn có thể đánh giá những gì họ cần cải thiện. Hãy tự hỏi: Bếp có đang hoạt động như bình thường không? Nhân viên phục vụ có kiến thức thực đơn đầy đủ không?
3. Tinh Chỉnh Hậu Cần Nhà Hàng
Khai trương mềm mang đến cho bạn cơ hội điều chỉnh hậu cần nhà hàng của bạn. Ví dụ: bố cục nhà hàng của bạn có phù hợp với việc chứa đầy khách hàng đi lại xung quanh không?
4. Nhận Phản Hồi Sớm
Khai trương mềm là thời điểm lý tưởng để thu thập phản hồi mang tính xây dựng từ khách hàng. Tạo một khảo sát bằng cách sử dụng mẫu khảo sát nhà hàng có thể tải xuống của chúng tôi, và hỏi họ nghĩ gì về ý tưởng, thực đơn và dịch vụ của bạn. Với những điều chỉnh kịp thời, bạn có thể cải thiện trải nghiệm nhà hàng trước ngày khai trương chính thức! Bạn cũng có thể đáp lại những khách hàng này vì những phản hồi giá trị của họ sau này thông qua các ý tưởng tri ân khách hàng khác nhau.
5. Tăng Doanh Thu
Nhiều khách hàng thích trải nghiệm có thể quay lại sau này, và bạn cũng có thể nhận được một số lượng khách hàng mới thông qua quảng cáo truyền miệng – tất cả những điều này đều dẫn đến doanh thu và lợi nhuận cao hơn.
Khi Nào Bạn Nên Tổ Chức Khai Trương Mềm?
Ngày khai trương mềm của bạn thường được lên kế hoạch dựa trên ngày khai trương chính thức. Vì sự hào hứng nhanh chóng giảm đi sau khai trương mềm, bạn không muốn có một khoảng cách quá lớn giữa khai trương mềm và khai trương chính thức – khoảng từ vài ngày đến một tuần là một dấu mốc tốt.
Bằng cách này, nếu có bất kỳ phát hiện quan trọng nào từ khai trương mềm, bạn có thời gian để hành động.
Làm Thế Nào Để Chuẩn Bị Cho Khai Trương Mềm?
Không có chiến lược chung cho tất cả để lập kế hoạch và thực hiện khai trương mềm, vì không có nhà hàng nào giống nhau.
Nhưng có những yếu tố chung mà bất kỳ nhà hàng nào cũng cần tập trung vào để chuẩn bị cho khai trương mềm, bao gồm thực đơn, giá cả, khung thời gian và khách mời.
Khi bạn thực hiện phần tiếp theo này, hãy cân nhắc tạo một mốc thời gian sơ bộ để thực hiện nhằm giúp bạn đi đúng hướng. Ví dụ: lên kế hoạch thực đơn sáu tuần trước khai trương mềm và gửi lời mời bốn tuần trước.
Lên Kế Hoạch Thực Đơn
Một nơi tuyệt vời để bắt đầu lập kế hoạch thực đơn là trả lời năm câu hỏi sau:
- Chúng ta sẽ có thực đơn đầy đủ hay giới hạn?
- Chúng ta sẽ cung cấp thực đơn của mình trong nhiều ngày chứ?
- Chúng ta sẽ phục vụ món gì?
- Chúng ta sẽ làm bao nhiêu suất ăn?
- Món ăn đặc trưng của chúng ta là gì?
Khi bạn thực hiện giai đoạn lập kế hoạch này, bạn có thể chọn giữa thực đơn đầy đủ hoặc giới hạn.
Thực Đơn Giới Hạn:
Hầu hết mọi người đều hiểu rằng khai trương mềm là buổi diễn tập cho khai trương chính thức, điều đó có nghĩa là họ khá hài lòng với thực đơn nhỏ hơn.
Với thực đơn nhỏ hơn, bạn có thể tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm đặc biệt cho nhóm khách đó thay vì trải nghiệm trung bình cho nhiều người. Càng có nhiều món ăn bạn phải chế biến và phục vụ, thì càng có nhiều khả năng xảy ra sai sót ở cả bếp và khu vực phục vụ.
Điều này có nghĩa là bạn cần lựa chọn cẩn thận các món ăn của mình, chế biến chúng một cách hoàn hảo và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc.
Bất kể bạn quyết định điều gì, hãy đảm bảo khách hàng của bạn biết đó là thực đơn thử nghiệm.
Thực Đơn Đầy Đủ:
Cung cấp thực đơn đầy đủ là điều phổ biến đối với nhiều nhà hàng muốn khai trương mềm gần với ngày khai trương chính thức. Mặc dù chiến lược này giúp bạn nhanh chóng bắt nhịp, nhưng nó không phải là không có nhược điểm.
Thứ nhất, có nhiều yếu tố cần quản lý hơn, điều này gây ra căng thẳng và sai sót. Thứ hai, rất dễ tạo ra trải nghiệm ăn uống trung bình khi bạn cố gắng làm quá nhiều thứ. Cuối cùng, khó xác định các khu vực có vấn đề hơn khi bạn đang thử nghiệm quá nhiều yếu tố.
2. Chọn Khung Thời Gian
Khai trương mềm của bạn có thể là một sự kiện chính hoặc nhiều sự kiện kéo dài từ vài ngày đến vài tuần.
Tuy nhiên, thời gian khai trương mềm của bạn cuối cùng sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như ngân sách hoặc thời gian biểu khai trương của bạn. Nói chung, ngân sách của bạn càng nhỏ, khai trương mềm càng ngắn.
3. Chọn Chiến Lược Giá
Khi bạn đã lên kế hoạch thực đơn và chọn khung thời gian, đã đến lúc định giá các món trong thực đơn của bạn. Dưới đây là ba lựa chọn:
- Miễn Phí: Đây là lựa chọn tốn kém nhất đối với bạn, nhưng nó xây dựng thiện chí giữa các khách hàng của bạn. Với tùy chọn này, nhân viên của bạn có thể sẽ không nhận được tiền boa, vì vậy bạn có thể cũng sẽ phải trả cho họ nhiều hơn bình thường. Hãy cân nhắc tùy chọn giá này nếu bạn dự định tổ chức một sự kiện chính, vì nó có thể trở nên tốn kém nếu bạn cung cấp đồ ăn miễn phí nhiều lần.
- Giá Đầy Đủ: Mặc dù đây là lựa chọn ít tốn kém nhất đối với bạn, nhưng nó sẽ không làm ấm lòng khách hàng mới đến địa điểm của bạn. Về mặt tích cực, nó cho khách hàng biết chính xác số tiền họ có thể phải trả từ ngày đầu tiên, vì vậy sẽ không có bất kỳ bất ngờ nào sau này. Nếu bạn dự định tính giá đầy đủ, hãy tặng một số món miễn phí để cảm ơn khách hàng đã ủng hộ.
- Giảm Giá: Tùy chọn định giá giảm giá là một điểm trung gian tốt đẹp giữa miễn phí và giá đầy đủ, giúp phân bổ chi phí giữa bạn và khách hàng. Đó là một cách tuyệt vời để xây dựng thiện chí và thu thập phản hồi của khách hàng mà không tốn quá nhiều tiền.
4. Xây Dựng Danh Sách Khách Mời
Với giá cả đã được ấn định, giờ đây bạn có thể tạo danh sách khách mời của mình. Nhưng bạn nên mời ai?
Gia Đình và Bạn Bè
Chủ nhà hàng mời bạn bè và gia đình vì nhiều lý do:
- Gia đình và bạn bè dễ dàng bỏ qua những sai sót hơn
- Bạn có thể dễ dàng theo dõi họ để nhận được phản hồi mang tính xây dựng vì bạn có thông tin chi tiết của họ
- Họ có nhiều khả năng trở thành đại sứ thương hiệu hơn
Nhưng hãy lưu ý – gia đình và bạn bè có thể cảm thấy khó khăn khi đưa ra phản hồi mang tính xây dựng vì họ không muốn làm tổn thương cảm xúc của bạn. Hãy khuyến khích họ thành thật và giải thích rằng điều đó rất quan trọng đối với sự thành công chung của nhà hàng bạn.
Doanh Nghiệp Địa Phương
Việc mời các doanh nghiệp địa phương đến khai trương mềm là điều khá phổ biến. Việc đi lại dễ dàng có nghĩa là họ có nhiều khả năng đến hơn!
Dưới đây là một số lý do tuyệt vời khác để mời các doanh nghiệp địa phương:
- Xây dựng ý thức cộng đồng trong khu phố mới của bạn
- Có cơ hội gây ấn tượng với những thực khách mà bạn biết sẽ thường xuyên lui tới nhà hàng của bạn
- Giúp bạn dễ dàng hợp tác với hàng xóm của mình cho các chiến dịch đồng tiếp thị tiềm năng trong tương lai – hãy xây dựng những mối quan hệ đó ngay bây giờ!
Người Ảnh Hưởng (Influencer)
Dưới đây là những lợi thế khi mời người ảnh hưởng:
- Nhận được đánh giá tích cực bằng văn bản nếu họ yêu thích ý tưởng của bạn
- Tạo tiếng vang lớn nếu một người ảnh hưởng nhắc đến bạn
- Nhận được phản hồi mang tính xây dựng mà bạn không cần phải yêu cầu
Tất nhiên, có những nhược điểm – người ảnh hưởng thường ít khoan dung hơn, điều này gây áp lực rất lớn lên nhân viên của bạn để không mắc sai sót. Và nếu mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn cần chuẩn bị tinh thần cho một đánh giá tiêu cực.
Gửi Lời Mời: Những Gì Cần Bao Gồm
Từ người ảnh hưởng đến gia đình, đây là những gì cần bao gồm trong lời mời:
- Thời gian, ngày tháng và địa chỉ
- Quy định về trang phục
- Giá thực đơn
- Địa điểm xác nhận tham dự (RSVP)
Đảm bảo bạn cho người tham dự đủ thời gian thông báo trước để chuẩn bị cho sự kiện và để tỷ lệ tham dự cao. Gửi thông báo muộn, và bạn có thể sẽ phát hiện ra nhiều khách mời của bạn đã có kế hoạch khác. Gửi lời mời không muộn hơn bốn tuần trước khai trương mềm.
Gửi Lời Mời và Hơn Thế Nữa
Trong quá trình chuẩn bị cho khai trương mềm, hãy thực hiện những điều sau để giúp đảm bảo ngày đó thành công:
- Đào tạo nhân viên phục vụ của bạn giao tiếp và phục vụ khách đúng cách
- Cho phép nhân viên thực hành, chuẩn bị và tinh chỉnh các món ăn khác nhau để đảm bảo chúng hoàn hảo
- Kiểm tra hệ thống POS của bạn
- Xem xét cách bố trí chỗ ngồi của bạn – không ai muốn đứng cả!
Bạn Đã Sẵn Sàng!
Với thực đơn đã lên kế hoạch, giá cả hoàn chỉnh, lời mời đã gửi và công việc chuẩn bị cuối cùng đã xong, bạn đã sẵn sàng cho khai trương mềm. Bây giờ bạn chỉ cần thực hiện vào ngày đó.
Hãy nhớ rằng mục đích chính của khai trương mềm là kiểm tra các yếu tố cụ thể và khắc phục sự cố.
Đảm bảo bạn có một hệ thống tại chỗ để thu thập phản hồi mang tính xây dựng từ khách hàng trong ngày. Phát phiếu câu hỏi vào cuối buổi tối hoặc có một cuộc thảo luận không chính thức, nơi bạn yêu cầu phản hồi.
Trong cả hai trường hợp, hãy đảm bảo bạn nhận được phản hồi ngay sau sự kiện để có thể áp dụng cho ngày khai trương chính thức của bạn!
Tổ chức khai trương mềm mang lại nhiều lợi ích cho nhà hàng của bạn. Nó không chỉ giúp bạn tạo sự mong đợi trước ngày khai trương chính thức, mà khai trương mềm còn cho phép nhóm của bạn chạy thử và cho phép bạn xác định các vấn đề. Từ đó, chỉ cần những điều chỉnh nhỏ để đảm bảo thành công vào ngày khai trương chính thức!
Tất nhiên, để đạt được những lợi ích này ngay từ đầu, bạn cần chuẩn bị. Điều này liên quan đến việc tập trung cao độ vào các yếu tố chính: thực đơn, chiến lược giá cả và danh sách khách mời của bạn. Tập trung vào những điều đó và bạn sẽ tiến gần hơn đến việc tổ chức một buổi khai trương mềm thành công.
bởi Katie McCann
Katie là cựu Chuyên gia Marketing Nội dung tại TouchBistro, nơi cô viết về ẩm thực và trải nghiệm nhà hàng. Cô không né tránh những điều tốt đẹp hơn trong cuộc sống, nhưng dù đạt được bao nhiêu thành công, cô vẫn trung thành với nguồn gốc của mình và vẫn coi cua thanh giả cua là món ăn ngon. Nếu không viết lách, bạn có thể tìm thấy cô ấy trên sân hiên với bạn bè và một bình rượu sangria trắng.
