Bạn đã trải qua quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng để mở một nhà hàng: lên ý tưởng, nghiên cứu thị trường, tìm địa điểm, thiết kế thực đơn, tìm nguồn cung cấp thiết bị và tuyển dụng nhân viên.
Khi ngày khai trương chính thức (Grand Opening) đang đến gần, bạn nhận ra rằng cần phải tạo ra sự chú ý. Trong khi có nhiều cách để tạo tiếng vang, tổ chức một buổi soft opening nhà hàng có thể là cách tốt nhất.
“Nhưng soft opening là gì? Và tại sao tôi lại cần quan tâm?”
Chúng tôi rất vui vì bạn đã hỏi.
Hãy cùng tìm hiểu mọi điều bạn cần biết về soft opening nhà hàng:
- Soft opening là gì và tại sao bạn cần nó
- Thời điểm tổ chức soft opening
- Cách chuẩn bị đúng cách
Bạn đã sẵn sàng chưa? Hãy bắt đầu thôi.
Soft Opening Là Gì?
Không giống như khai trương chính thức (grand opening) – ngày nhà hàng của bạn mở cửa rộng rãi cho công chúng – soft opening (hay còn gọi là soft launch) diễn ra vài ngày hoặc vài tuần trước đó. Đây là buổi chạy thử cho hoạt động của nhà hàng, thường là một hoặc nhiều sự kiện chỉ dành cho khách mời. Bạn mở cửa nhà hàng cho một số lượng khách hạn chế để kiểm tra các yếu tố khác nhau (như thực đơn, dịch vụ hoặc quy trình vận hành) và khắc phục mọi vấn đề phát sinh trước ngày khai trương chính thức.
Soft opening không phải là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các nhà hàng, nhưng nó mang lại những lợi ích to lớn.
Dưới đây là năm lý do thuyết phục để tổ chức soft opening:
1. Tạo Tiếng Vang
Hãy tưởng tượng bạn đang mở một quán bar ở Hà Nội và 30 người tham dự soft opening của bạn và yêu thích nó. Những người này kể cho bạn bè của họ, và bạn bè của họ lại kể cho bạn bè của họ.
Dần dần, 30 người biết đến quán bar của bạn sẽ trở thành sáu mươi. Sáu mươi trở thành một trăm hai mươi. Một trăm hai mươi trở thành hai trăm bốn mươi.
Tiếng vang lan tỏa, và vào ngày khai trương chính thức, bạn sẽ có một hàng dài khách hàng xếp hàng trước cửa! Đây chính là sức mạnh của một buổi soft opening thành công.
2. Chuẩn Bị Cho Nhân Viên
Cả nhân viên phục vụ và nhân viên bếp đều có thể kiểm tra kỹ năng của họ, và bạn có thể đánh giá những gì họ cần cải thiện. Hãy tự hỏi: Bếp có đang hoạt động đúng công suất không? Nhân viên phục vụ có kiến thức đầy đủ về thực đơn không?
3. Tinh Chỉnh Logistics Nhà Hàng
Soft opening cho bạn cơ hội để điều chỉnh logistics của nhà hàng. Ví dụ: cách bố trí nhà hàng của bạn có phù hợp với lượng khách đông đúc di chuyển xung quanh không?
4. Thu Thập Phản Hồi Sớm
Soft opening là thời điểm lý tưởng để thu thập phản hồi mang tính xây dựng từ khách hàng. Tạo một khảo sát và hỏi họ nghĩ gì về ý tưởng, thực đơn và dịch vụ của bạn. Với những điều chỉnh kịp thời, bạn có thể cải thiện trải nghiệm nhà hàng trước ngày khai trương chính thức! Bạn cũng có thể đáp lại những vị khách này vì những phản hồi có giá trị của họ trong tương lai thông qua các chương trình tri ân khách hàng khác nhau.
5. Tăng Doanh Thu
Nhiều khách hàng thích thú với trải nghiệm có thể quay lại sau này, và bạn cũng có thể có được một số lượng khách hàng mới thông qua quảng cáo truyền miệng – tất cả những điều này đều dẫn đến doanh thu và lợi nhuận cao hơn.
Thời Điểm Nào Nên Tổ Chức Soft Opening?
Ngày soft opening thường được lên kế hoạch dựa trên ngày khai trương chính thức của bạn. Vì sự hào hứng thường nhanh chóng giảm nhiệt sau soft opening, bạn không nên để khoảng cách quá lớn giữa soft opening và grand opening – khoảng từ vài ngày đến một tuần là hợp lý.
Bằng cách này, nếu có bất kỳ phát hiện quan trọng nào từ soft opening, bạn sẽ có thời gian để hành động.
Làm Thế Nào Để Chuẩn Bị Cho Soft Opening?
Không có một chiến lược chung nào để lên kế hoạch và thực hiện soft opening, vì không có nhà hàng nào giống nhau.
Nhưng có những yếu tố chung mà bất kỳ nhà hàng nào cũng cần tập trung để chuẩn bị cho soft opening, bao gồm thực đơn, giá cả, khung thời gian và khách mời.
Khi bạn thực hiện theo các bước trong phần tiếp theo, hãy cân nhắc tạo một dòng thời gian sơ bộ để giúp bạn đi đúng hướng. Ví dụ: lên kế hoạch thực đơn sáu tuần trước soft opening và gửi lời mời bốn tuần trước đó.
1. Lên Kế Hoạch Thực Đơn
Một nơi tuyệt vời để bắt đầu lập kế hoạch thực đơn là trả lời năm câu hỏi sau:
- Chúng ta sẽ có thực đơn đầy đủ hay giới hạn?
- Chúng ta sẽ phục vụ thực đơn trong nhiều ngày chứ?
- Chúng ta sẽ phục vụ món gì?
- Chúng ta sẽ chuẩn bị bao nhiêu phần ăn?
- Món ăn đặc trưng của chúng ta là gì?
Trong quá trình lập kế hoạch này, bạn có thể chọn giữa thực đơn đầy đủ hoặc giới hạn.
Thực Đơn Giới Hạn:
Hầu hết mọi người đều hiểu rằng soft opening là buổi diễn tập cho buổi khai trương chính thức, điều đó có nghĩa là họ khá hài lòng với một thực đơn nhỏ hơn.
Với thực đơn nhỏ hơn, bạn có thể tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm đặc biệt cho nhóm khách hàng đó thay vì trải nghiệm trung bình cho nhiều người. Càng có nhiều món ăn bạn phải chế biến và phục vụ, khả năng xảy ra sai sót ở cả bếp và khu vực phục vụ càng cao.
Điều này có nghĩa là bạn cần lựa chọn cẩn thận các món ăn, chế biến chúng một cách hoàn hảo và cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời.
Bất kể bạn quyết định thế nào, hãy đảm bảo khách hàng của bạn biết đó là thực đơn thử nghiệm.
Thực Đơn Đầy Đủ:
Cung cấp thực đơn đầy đủ là điều phổ biến đối với nhiều nhà hàng muốn tổ chức soft opening gần với ngày khai trương chính thức. Mặc dù chiến lược này giúp bạn nhanh chóng bắt nhịp, nhưng nó không phải là không có nhược điểm.
Thứ nhất, có nhiều yếu tố cần quản lý hơn, điều này gây ra căng thẳng và sai sót. Thứ hai, rất dễ tạo ra trải nghiệm ăn uống trung bình khi bạn cố gắng làm quá nhiều thứ. Cuối cùng, sẽ khó xác định các khu vực có vấn đề hơn khi bạn đang thử nghiệm quá nhiều yếu tố.
2. Chọn Khung Thời Gian
Soft opening của bạn có thể là một sự kiện chính hoặc nhiều sự kiện kéo dài từ vài ngày đến vài tuần.
Tuy nhiên, thời lượng soft opening của bạn cuối cùng sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như ngân sách hoặc thời gian biểu khai trương của bạn. Nói chung, ngân sách của bạn càng nhỏ, soft opening của bạn càng ngắn.
3. Chọn Chiến Lược Giá
Sau khi bạn đã lên kế hoạch thực đơn và chọn khung thời gian, đã đến lúc định giá các món ăn trong thực đơn của bạn. Dưới đây là ba lựa chọn:
- Miễn phí: Đây là lựa chọn tốn kém nhất cho bạn, nhưng nó xây dựng thiện chí với khách hàng của bạn. Với tùy chọn này, nhân viên của bạn có thể sẽ không nhận được tiền boa, vì vậy bạn có thể cũng sẽ phải trả cho họ nhiều hơn bình thường. Hãy cân nhắc tùy chọn định giá này nếu bạn dự định tổ chức một sự kiện chính, vì nó có thể trở nên tốn kém nếu bạn cung cấp đồ ăn miễn phí nhiều lần.
- Giá đầy đủ: Mặc dù đây là lựa chọn ít tốn kém nhất cho bạn, nhưng nó sẽ không thu hút khách hàng mới đến địa điểm của bạn. Về mặt tích cực, nó cho khách hàng biết chính xác số tiền họ có thể phải trả ngay từ ngày đầu tiên, vì vậy sẽ không có bất kỳ bất ngờ nào sau này. Nếu bạn dự định tính giá đầy đủ, hãy cung cấp một số món miễn phí để cảm ơn khách hàng đã ủng hộ.
- Giảm giá: Tùy chọn định giá giảm giá là một điểm trung gian tốt đẹp giữa miễn phí và giá đầy đủ, chia sẻ chi phí giữa bạn và khách hàng. Đây là một cách tuyệt vời để xây dựng thiện chí và thu thập phản hồi của khách hàng mà không làm cạn kiệt ngân sách.
4. Xây Dựng Danh Sách Khách Mời
Khi đã xác định được giá cả, giờ đây bạn có thể tạo danh sách khách mời của mình. Nhưng bạn nên mời ai?
Gia Đình và Bạn Bè
Chủ nhà hàng mời bạn bè và gia đình vì nhiều lý do:
- Gia đình và bạn bè dễ dàng bỏ qua những sai sót hơn
- Bạn có thể dễ dàng theo dõi họ để nhận được phản hồi mang tính xây dựng vì bạn có thông tin chi tiết của họ
- Họ có nhiều khả năng trở thành đại sứ thương hiệu hơn
Nhưng hãy lưu ý – gia đình và bạn bè có thể cảm thấy khó khăn khi đưa ra phản hồi mang tính xây dựng vì họ không muốn làm tổn thương cảm xúc của bạn. Hãy khuyến khích họ trung thực và giải thích rằng điều đó rất quan trọng đối với sự thành công chung của nhà hàng bạn.
Doanh Nghiệp Địa Phương
Việc mời các doanh nghiệp địa phương đến soft opening là điều khá phổ biến. Một quãng đường di chuyển dễ dàng có nghĩa là họ có nhiều khả năng đến hơn!
Dưới đây là một số lý do tuyệt vời khác để mời các doanh nghiệp địa phương:
- Xây dựng ý thức cộng đồng trong khu phố mới của bạn
- Có cơ hội gây ấn tượng với những thực khách mà bạn biết sẽ thường xuyên ghé thăm nhà hàng của bạn
- Giúp bạn dễ dàng hợp tác với hàng xóm cho các chiến dịch đồng tiếp thị tiềm năng trong tương lai – hãy xây dựng mối quan hệ đó ngay bây giờ!
Influencer (Người Ảnh Hưởng)
Dưới đây là những lợi ích khi mời influencer:
- Nhận được bài đánh giá tích cực nếu họ yêu thích ý tưởng của bạn
- Tạo tiếng vang lớn nếu một influencer nhắc đến bạn
- Nhận được phản hồi mang tính xây dựng mà bạn không cần phải yêu cầu
Tất nhiên, cũng có những nhược điểm – influencer thường ít khoan dung hơn, điều này gây áp lực lớn lên nhân viên của bạn để không mắc sai sót. Và nếu mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn cần chuẩn bị tinh thần cho một bài đánh giá tiêu cực.
Gửi Lời Mời: Nội Dung Cần Có
Từ influencer đến gia đình, đây là những nội dung cần có trong lời mời:
- Thời gian, ngày tháng và địa chỉ
- Quy định về trang phục
- Giá thực đơn
- Địa điểm RSVP (xác nhận tham dự)
Đảm bảo bạn thông báo cho người tham dự đủ sớm để họ chuẩn bị cho sự kiện và để đảm bảo tỷ lệ tham dự cao. Gửi thông báo muộn, và bạn có thể sẽ phát hiện ra nhiều khách của bạn đã có kế hoạch khác. Hãy gửi lời mời không muộn hơn bốn tuần trước soft opening.
Gửi Lời Mời và Các Bước Tiếp Theo
Trong quá trình chuẩn bị cho soft opening, hãy thực hiện những điều sau để giúp đảm bảo ngày diễn ra thành công:
- Đào tạo nhân viên phục vụ giao tiếp và phục vụ khách đúng cách
- Cho phép nhân viên thực hành, chuẩn bị và tinh chỉnh các món ăn khác nhau để đảm bảo chúng hoàn hảo
- Kiểm tra hệ thống POS (hệ thống điểm bán hàng) của bạn
- Xem xét cách bố trí chỗ ngồi của bạn – không ai muốn phải đứng cả!
Bạn Đã Sẵn Sàng!
Với thực đơn đã lên kế hoạch, giá cả hoàn chỉnh, lời mời đã gửi và công tác chuẩn bị cuối cùng đã hoàn tất, bạn đã sẵn sàng cho soft opening. Bây giờ bạn chỉ cần thực hiện vào ngày diễn ra sự kiện.
Hãy nhớ rằng mục đích chính của soft opening là kiểm tra các yếu tố cụ thể và khắc phục sự cố.
Đảm bảo bạn có một hệ thống để thu thập phản hồi mang tính xây dựng từ khách hàng trong ngày diễn ra sự kiện. Phát phiếu khảo sát vào cuối buổi tối hoặc tổ chức một cuộc thảo luận không chính thức, nơi bạn yêu cầu phản hồi.
Trong cả hai trường hợp, hãy đảm bảo bạn nhận được phản hồi ngay sau sự kiện để có thể áp dụng chúng cho ngày khai trương chính thức!
Tổ chức soft opening mang lại nhiều lợi ích cho nhà hàng của bạn. Nó không chỉ giúp bạn tạo sự mong đợi trước ngày khai trương chính thức, mà soft opening còn cho phép đội ngũ nhân viên của bạn có một buổi diễn tập và giúp bạn xác định các vấn đề. Từ đó, chỉ cần một vài điều chỉnh nhỏ để đảm bảo thành công vào ngày khai trương chính thức!
Tất nhiên, để đạt được những lợi ích này ngay từ đầu, bạn cần phải chuẩn bị. Điều này liên quan đến việc tập trung cao độ vào các yếu tố chính: thực đơn, chiến lược giá và danh sách khách mời của bạn. Tập trung vào những yếu tố đó và bạn sẽ tiến gần hơn đến việc tổ chức một buổi soft opening thành công.
bởi Katie McCann
Katie là cựu Chuyên gia Tiếp thị Nội dung tại TouchBistro, nơi cô viết về ẩm thực và trải nghiệm nhà hàng. Cô không né tránh những điều tốt đẹp hơn trong cuộc sống, nhưng cho dù cô có tiếp tục đạt được bao nhiêu thành công, cô vẫn trung thành với nguồn gốc của mình và vẫn coi thịt giả cua là món ăn ngon. Nếu không viết lách, bạn có thể tìm thấy cô ấy ở ngoài hiên nhà với bạn bè và một bình rượu sangria trắng.
