Các nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm khởi xướng, thực hiện và hoàn thành các dự án – theo dõi các dự án từ ý tưởng đến khi hoàn thành. Có một số kỹ năng cứng mà các nhà quản lý dự án phải có để thành công, một số trong số đó đặc thù cho ngành và lĩnh vực mà họ đang làm việc.
Tuy nhiên, ngoài những kỹ năng cứng đó, tất cả các nhà quản lý dự án đều có thể hưởng lợi từ việc sở hữu một bộ kỹ năng mềm thiết yếu toàn diện. Điều này là do các nhà quản lý dự án phải có khả năng giao tiếp với khách hàng và các nhóm theo cách cuối cùng giúp hỗ trợ các mục tiêu của dự án và công ty.
Những kỹ năng mềm nào mà nhà quản lý dự án cần để thành công? Những kỹ năng này có thể được học hỏi hay là thứ bạn vốn đã có? Hãy cùng xem xét những gì bạn cần biết.
1. Khả năng lãnh đạo
Nhà quản lý dự án cần có kỹ năng lãnh đạo phát triển tốt để hướng dẫn các nhóm đạt được các mục tiêu đã vạch ra cho một dự án cụ thể. Thông qua kỹ năng mềm này, người quản lý có thể giúp định hình phong cách cho dự án, xác định và truyền đạt tầm nhìn cho dự án, đồng thời thu hút và thúc đẩy các thành viên trong nhóm hướng tới tầm nhìn đó.
Ngay cả khi bạn không có vai trò quản lý nhóm hoặc không nhất thiết coi mình là người lãnh đạo, bất kỳ ai quản lý dự án cũng sẽ muốn biết cách đưa ra hướng dẫn, hỗ trợ và lãnh đạo cho nhóm của mình.
Khi phát triển kỹ năng lãnh đạo, một nơi tuyệt vời để bắt đầu là thực hành tiếp cận các tình huống bằng sự thấu hiểu và đồng cảm sâu sắc. Cố gắng xác định những bước bạn có thể thực hiện để giúp nhóm của mình cảm thấy được hỗ trợ và gắn kết mọi người lại với nhau. Bạn càng làm được điều này, bạn càng thúc đẩy được tinh thần đồng đội và sự hợp tác.
Để nâng kỹ năng lãnh đạo quản lý dự án của bạn lên một tầm cao mới, hãy xem đánh giá, hội thảo đào tạo và công cụ phát triển quản lý Phong cách lãnh đạo của tôi là gì của chúng tôi. Bằng cách giúp người tham gia nhận thức được phong cách lãnh đạo cá nhân của họ, họ có thể học cách chủ động chọn cách lãnh đạo hiệu quả nhất trong nhiều tình huống khác nhau.
Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về các kỹ năng mềm của lãnh đạo trong các bài đăng gần đây của chúng tôi về các lý thuyết lãnh đạo, Sáu phong cách lãnh đạo của Daniel Goleman và tầm quan trọng của việc biết phong cách lãnh đạo của bạn.
2. Kỹ năng giao tiếp
Các nhà quản lý dự án sẽ cần giao tiếp thường xuyên với các thành viên trong nhóm, người quản lý và khách hàng. Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, kỹ năng giao tiếp cần phải bao gồm nhiều hình thức – bao gồm cuộc gọi video, cuộc gọi điện thoại, email, trò chuyện và các cuộc trò chuyện trực tiếp.
Giao tiếp không chỉ đảm bảo mọi người nắm bắt được thông tin và có ý thức rõ ràng về trách nhiệm của mình. Nó còn giúp các nhà lãnh đạo giành được sự tin tưởng của nhóm, điều này là một yếu tố thiết yếu để đạt được kết quả thành công.
Một công cụ có thể giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn là sự kiện học tập Phong cách giao tiếp của tôi là gì của chúng tôi. Với một bộ công cụ linh hoạt có thể được sử dụng cho đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến, người tham gia sẽ học cách điều chỉnh phong cách cá nhân của họ để cải thiện giao tiếp.
3. Quản lý xung đột
Xung đột là điều chắc chắn xảy ra ở nơi làm việc. Có thể bạn đủ may mắn để lãnh đạo một nhóm đã làm việc cùng nhau lâu đến mức không có bất kỳ trở ngại nào, nhưng hầu hết các nhà quản lý dự án sẽ được hưởng lợi từ việc có kỹ năng quản lý xung đột tinh tế.
Có thể hữu ích khi trò chuyện trước khi dự án bắt đầu để thảo luận về cách giải quyết xung đột, các vấn đề tiềm ẩn và bất đồng. Bằng cách đơn giản là vạch ra lộ trình về cách giải quyết các loại vấn đề này, bạn có thể giúp ngăn ngừa xung đột không cần thiết giữa các thành viên trong nhóm.
Nếu một cuộc xung đột nảy sinh giữa các thành viên trong nhóm của bạn, việc có các kỹ năng phù hợp có thể cho phép bạn dẫn dắt cuộc trò chuyện và hướng tới một giải pháp.
Kỹ năng này rất quan trọng đối với bất kỳ nhà quản lý hoặc giám sát viên nào vì nó giúp cải thiện giao tiếp, tạo môi trường làm việc tích cực và tăng năng suất. Ý tưởng không phải là tránh xung đột mà thay vào đó là giúp mọi người có các kỹ năng cần thiết để giải quyết chúng một cách xây dựng.
Kỹ năng quản lý xung đột có thể được cải thiện trong suốt sự nghiệp của một người, nhưng khả năng xử lý xung đột tại nơi làm việc của một người có thể được nâng cao đáng kể nhờ tham gia Bảng kiểm kê chiến lược xung đột của chúng tôi. Sử dụng công cụ này, người tham gia có thể xác định phản ứng điển hình của chính họ đối với xung đột, hiểu các kết quả tiềm năng khác nhau từ các chiến lược khác nhau và tìm hiểu các chiến thuật hiệu quả hơn mà họ có thể sử dụng để giảm thiểu xung đột giữa các nhóm.
4. Giải quyết vấn đề
Người ta có thể cho rằng việc có kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả có nghĩa là luôn có câu trả lời đúng cho mọi vấn đề phát sinh. Tuy nhiên, trên thực tế, có kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời chỉ đơn giản có nghĩa là có khả năng tiếp cận các vấn đề từ các điểm thuận lợi mới mẻ và làm việc hướng tới một phương pháp giải quyết một cách có phương pháp.
Có khả năng cao là một vấn đề nào đó sẽ phát sinh trong suốt quá trình của bất kỳ dự án nào. Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng kỹ năng mềm giải quyết vấn đề để xác định vấn đề và động não các giải pháp khả thi. Thông qua khả năng lãnh đạo mạnh mẽ và kỹ năng giải quyết vấn đề từ người quản lý dự án, các nhóm có thể vượt qua các trở ngại và đạt được mục tiêu của mình.
5. Ra quyết định
Hai nhiệm vụ thiết yếu của nhà quản lý dự án là đảm bảo rằng các dự án nằm trong ngân sách và tuân thủ thời gian biểu đã lên kế hoạch. Thông qua kỹ năng ra quyết định mạnh mẽ, các nhà quản lý dự án có thể giúp xác định chính xác cách dự án sẽ được thực hiện và ai sẽ thực hiện vai trò nào.
Các quyết định thường được phân loại là thường lệ, hoạt động, chiến lược hoặc khẩn cấp. Các nhà quản lý dự án có kỹ năng ra quyết định tuyệt vời sẽ có thể xác định danh mục quyết định mà một tình huống cụ thể thuộc về và cách đưa ra phán đoán một cách hiệu quả và hiệu quả.
Ngoài việc cần đưa ra quyết định tốt nhất có thể cho tình huống, các nhà quản lý dự án cũng cần xem xét những người khác trong nhóm và trong công ty sẽ bị ảnh hưởng như thế nào bởi các lựa chọn của họ. Điều đó có thể có nghĩa là tham khảo ý kiến của đồng nghiệp trước khi thực hiện một ý tưởng hoặc tổ chức một buổi động não với nhóm.
Bạn sẽ thấy rằng nhóm của bạn có nhiều khả năng đặt niềm tin vào bạn hơn khi bạn có thể xác định rõ ràng các vấn đề, đưa ra các giải pháp tiềm năng, khám phá ưu và nhược điểm của các con đường khả thi và tổ chức việc thực hiện giải pháp đã chọn.
6. Xây dựng mối quan hệ
Có rất nhiều kỹ năng cứng mà các nhà quản lý dự án sẽ cần để thành công. Tuy nhiên, một kỹ năng mềm thiết yếu là khả năng xây dựng mối quan hệ với các thành viên trong nhóm dự án cũng như khách hàng.
Xây dựng mối quan hệ cuối cùng là một thuật ngữ bao trùm nhiều khái niệm quan trọng khác nhau. Chúng bao gồm:
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói
- Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ
- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
- Kỹ năng xây dựng đội ngũ
- Kỹ năng kết nối
- Trí tuệ cảm xúc
- Sự đồng cảm
Kỹ năng xây dựng mối quan hệ có thể được sử dụng để giúp khuyến khích nhóm của bạn thể hiện tốt nhất khả năng của họ. Điều này không chỉ giúp bạn nhận được kết quả mong muốn mà còn cho phép bạn thiết lập sự tin tưởng và tôn trọng từ nhóm của mình. Một cách tuyệt vời để giúp xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm là tổ chức các hoạt động xây dựng đội ngũ giúp toàn bộ nhóm làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu và hiểu nhau hơn.
Bạn đang tìm kiếm các hoạt động bạn có thể sử dụng để giúp cải thiện mối quan hệ với nhóm của mình? Hãy xem danh sách [các hoạt động xây dựng lòng tin](https://hrdqstore.com/blogs/hrdq-blog/workplace-trust-building-activities) và các trò chơi xây dựng đội ngũ của chúng tôi.
7. Kỹ năng tổ chức
Một nhà quản lý dự án là cá nhân chịu trách nhiệm giám sát mọi phần của dự án. Vì lý do này, họ sẽ được hưởng lợi đáng kể từ các kỹ năng tổ chức cần thiết cho phép họ quản lý hiệu quả nhiều nhiệm vụ nhỏ. Kỹ năng tổ chức cũng có thể cung cấp cho các nhà quản lý dự án các công cụ họ cần để đảm bảo rằng bản thân nhóm luôn đi đúng hướng.
Các nhà quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ của nhóm bằng cách tổ chức các cuộc kiểm tra thường xuyên với nhóm và truyền đạt rõ ràng mọi kỳ vọng mà họ có. Có tổ chức là một phần quan trọng của việc giữ các thành viên trong nhóm có trách nhiệm đối với trách nhiệm của họ.
8. Quản lý thời gian
Nếu bạn đang làm việc với tư cách là nhà quản lý dự án, rất có thể bạn đang đối phó với các thời hạn rõ ràng phải đáp ứng. Hơn thế nữa, bạn có thể được kỳ vọng sẽ đặt ra các mục tiêu, cột mốc quan trọng và thời gian biểu để đảm bảo dự án sẵn sàng thực hiện đúng thời hạn.
Quản lý thời gian là một kỹ năng thiết yếu đối với các nhà quản lý dự án vì nó có thể đảm bảo rằng nhóm có thể hoàn thành công việc được yêu cầu của họ một cách kịp thời.
Không chỉ một trưởng nhóm tuyệt vời có thể sử dụng kỹ năng quản lý thời gian của họ để cải thiện hiệu quả và năng suất quản lý dự án, mà họ còn có thể giúp nhóm cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của họ ở cấp độ cá nhân. Nếu một số thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc tuân theo thời gian biểu đã thỏa thuận, người quản lý dự án có thể gặp gỡ họ và giúp họ sắp xếp việc sử dụng thời gian trong suốt cả ngày.
Các nhà quản lý dự án cũng có thể sử dụng kỹ năng quản lý thời gian để tổ chức tốt hơn khối lượng công việc của chính họ. Bằng cách nắm vững cách quản lý thời gian của một người, người quản lý có thể phân loại các nhiệm vụ của họ để các nhiệm vụ quan trọng nhất được hoàn thành trước các nhiệm vụ ít cấp bách hơn.
Bạn đang tìm kiếm các công cụ và đào tạo để giúp các nhà quản lý dự án của bạn giữ cho các dự án đạt năng suất và hiệu quả cao nhất có thể? Hãy xem tài liệu đào tạo quản lý thời gian của HRDQ để giúp đảm bảo rằng mọi nhà quản lý trong tổ chức của bạn có thể khai thác phong cách quản lý thời gian của riêng họ và phân bổ thời gian hiệu quả.
9. Tư duy phản biện
Những người có tư duy phản biện tuyệt vời có thể tiếp cận các vấn đề một cách hợp lý thay vì sử dụng cảm xúc để thúc đẩy phản ứng của họ. Đây là một kỹ năng có thể được cải thiện ngày càng nhiều theo thời gian bằng cách luyện tập.
Các nhà quản lý dự án có thể hưởng lợi từ việc cải thiện kỹ năng tư duy phản biện của họ và sẽ thực hành phân tích thông tin và sử dụng các dữ kiện để đưa ra kết luận.
Điều đó không có nghĩa là không có lợi ích gì khi kết hợp cảm xúc vào quá trình ra quyết định của một người. Tuy nhiên, điều cần thiết là các cá nhân phải nhận ra nguồn gốc của họ khi họ đưa ra lựa chọn về cách tiến hành dự án hoặc giải quyết vấn đề.
10. Cộng tác
Cuối cùng, vị trí thứ mười trong danh sách của chúng tôi có lẽ là kỹ năng mềm quản lý dự án quan trọng nhất trong tất cả. Cộng tác là rất quan trọng để làm việc hiệu quả như một nhóm, vì nó cho phép bạn phối hợp giữa các nhóm. Điều này mang lại cho bạn khả năng thu được những hiểu biết có giá trị về dự án mà có thể khó tiếp cận khi bạn chỉ giao tiếp với nhóm của riêng mình.
Mặc dù có một thứ gọi là quá nhiều đầu bếp trong bếp, nhưng việc có nhiều bộ óc tham gia vào một dự án thường là một điều tốt. Các dự án có xu hướng được phát triển tốt hơn và sáng tạo hơn khi nhiều cá nhân tham gia, liên quan và làm việc hướng tới thành công của nó.
Có nhiều cách khác nhau để thực hành kỹ năng cộng tác của một người, một trong số đó là thực hành trò chuyện với người khác. Sử dụng các kỹ thuật như lắng nghe tích cực để luôn tập trung và tham gia khi người khác đang nói. Mặc dù điều này nghe có vẻ là một chiến lược rất đơn giản, nhưng một phần thiết yếu của sự hợp tác thành công bao gồm giảm bớt ranh giới và giao tiếp cởi mở.
Các nhà quản lý dự án có thể cải thiện kỹ năng mềm của họ thông qua đào tạo không?
Trong thế giới kinh doanh, mọi người thường tập trung chủ yếu vào các kỹ năng cứng cần thiết để thực hiện một công việc. Mặc dù kỹ năng cứng là một phần thiết yếu của bất kỳ vai trò nào, nhưng điều quan trọng là không được bỏ qua kỹ năng mềm quan trọng như thế nào đối với cả thành công trong công việc và cuộc sống cá nhân.
Phát triển kỹ năng mềm của một người có thể giúp cải thiện sự hợp tác, làm cho giao tiếp hiệu quả hơn, tăng cường trí tuệ cảm xúc của một người và làm cho một người dễ thích nghi hơn. Hơn thế nữa, nó có thể làm cho một người có khả năng giải quyết xung đột thành công hơn, phát triển các kỹ năng để trở thành một nhà lãnh đạo tuyệt vời và thăng tiến trong sự nghiệp. Tất nhiên, việc thành thạo một số kỹ năng mềm thiết yếu nhất cũng rất quan trọng để cải thiện sự hài lòng và quan hệ khách hàng.
Mặc dù một số người có thể tự nhiên sở hữu các kỹ năng mềm cụ thể – chẳng hạn như xuất sắc trong giao tiếp, lãnh đạo hoặc cộng tác – điều này không có nghĩa là mọi người không có khả năng và tiềm năng cải thiện kỹ năng mềm của chính họ thông qua học tập và nỗ lực có chủ ý.
Có rất nhiều cách để các cá nhân có thể học các kỹ năng cần thiết để giúp họ tương tác và làm việc hiệu quả với người khác. Thông qua đào tạo và hội thảo, tự học, thực hành, kinh nghiệm thực tế và các phương pháp khác, các cá nhân có thể nỗ lực để cải thiện kỹ năng của họ theo thời gian.
Đã đến lúc đội ngũ quản lý, giám sát viên và nhà quản lý dự án của bạn trau dồi kỹ năng mềm của họ và giúp doanh nghiệp của bạn phát triển và lớn mạnh chưa? Nếu vậy, bạn sẽ muốn xem qua Thư viện đào tạo có thể sao chép của HRDQ. Với chín mươi khóa đào tạo kỹ năng mềm có thể tùy chỉnh có thể được sử dụng cả trực tiếp và ảo, các khóa học này dựa trên nghiên cứu và được thiết kế theo hướng dẫn để giúp người tham gia học tập hiệu quả và hiệu quả nhất có thể.
Bạn có bất kỳ câu hỏi nào về bất kỳ kỹ năng mềm thiết yếu nào trong số này, Thư viện đào tạo có thể sao chép của chúng tôi hoặc bất kỳ điều gì khác mà chúng tôi đã thảo luận trong bài viết này không? Nếu vậy, hãy nhớ để lại cho chúng tôi một bình luận bên dưới và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong vòng một hoặc hai ngày! Chúng tôi tự hào về việc trả lời từng bình luận mà chúng tôi nhận được và chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ bạn theo bất kỳ cách nào có thể.
