Trong kỷ nguyên mà khoảng cách kỹ năng ngày càng gia tăng, kỹ năng mềm trở nên vô cùng quan trọng. Đối với các nhà quản lý tuyển dụng, một tình huống khó xử muôn thuở vẫn tồn tại: hai ứng viên có vẻ đủ tiêu chuẩn cho cùng một vị trí, nhưng chỉ một người có thể được tuyển dụng. Điều này có vẻ là một tình huống lý tưởng đối với nhà quản lý tuyển dụng. Tuy nhiên, đó vẫn là một tình huống khó xử và đòi hỏi phải có giải pháp.
Khi phải lựa chọn giữa hai ứng viên dường như ngang tài ngang sức, các tổ chức hiện đang ưu tiên “kỹ năng mềm” như yếu tố phân biệt chính. Trên thực tế, trong báo cáo Xu hướng Tài năng Toàn cầu của LinkedIn, 92% chuyên gia tuyển dụng cho biết kỹ năng mềm quan trọng tương đương hoặc quan trọng hơn kỹ năng cứng khi tuyển dụng. Và 89% nói rằng khi một nhân viên mới không thành công, nguyên nhân là do họ thiếu kỹ năng mềm quan trọng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ định nghĩa và giải thích tầm quan trọng của kỹ năng mềm tại nơi làm việc và cách các tổ chức có thể đánh giá tốt nhất ứng viên về những kỹ năng này trong quá trình tuyển dụng.
Kỹ Năng Mềm Là Gì?
Kỹ năng mềm là sự kết hợp giữa kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xã hội, kỹ năng giao tiếp ứng xử, đặc điểm tính cách hoặc nhân cách, thái độ, thuộc tính nghề nghiệp, trí tuệ xã hội và chỉ số trí tuệ cảm xúc. Chúng cho phép nhân viên định hướng môi trường làm việc, hòa đồng với người khác, làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình, bổ trợ cho các kỹ năng cứng.
Các kỹ năng mềm chính bao gồm:
- Thái độ
- Giao tiếp (cả kỹ năng lắng nghe và nói)
- Đạo đức làm việc
- Làm việc nhóm
- Khả năng lãnh đạo
- Quản lý thời gian
- Ra quyết định
- Giải quyết xung đột
- Tư duy phản biện
- Kết nối
- Đồng cảm
- Giải quyết vấn đề
- Kỹ năng tổ chức (khả năng sắp xếp, lập kế hoạch và quản lý công việc một cách hiệu quả)
Bởi vì kỹ năng mềm là những thuộc tính chuyên môn khó định lượng, nên các nhà quản lý tuyển dụng và những người khác tham gia vào quá trình tuyển dụng có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá chúng ở các ứng viên tiềm năng. Điều này biến kỹ năng mềm trở thành một tập hợp kỹ năng quan trọng nhưng khó nắm bắt cần tìm kiếm.
Kỹ Năng Mềm Tại Nơi Làm Việc Đang Được Ưa Chuộng
Kỹ năng mềm tại nơi làm việc ngày càng trở nên quan trọng khi các tổ chức tìm cách gia tăng giá trị cho doanh nghiệp của mình. Một nghiên cứu được thực hiện bởi Wonderlic cho thấy 93% các nhà lãnh đạo tuyển dụng tuyên bố rằng kỹ năng mềm là một yếu tố “thiết yếu” hoặc “rất quan trọng” khi đưa ra quyết định tuyển dụng. Hơn nữa, nhiều nhà tuyển dụng báo cáo rằng kỹ năng mềm quan trọng hơn kỹ năng công nghệ.
Tờ Wall Street Journal đưa tin, “Sự cạnh tranh đã nóng lên đối với những người lao động có sự kết hợp phù hợp giữa các kỹ năng mềm, vốn khác nhau tùy theo ngành và trên toàn bộ phổ lương – từ việc trò chuyện nhỏ với khách hàng tại quầy thanh toán đến điều phối một dự án giữa nhiều phòng ban với thời hạn chặt chẽ.”
Theo khảo sát của Hiệp hội Quốc gia các Trường Cao đẳng và Nhà tuyển dụng, các nhà tuyển dụng nhấn mạnh khả năng lãnh đạo và khả năng làm việc nhóm là những thuộc tính đáng mong muốn nhất khi tuyển dụng sinh viên mới tốt nghiệp, vượt lên trên các kỹ năng phân tích và định lượng.
Burning Glass đã phân tích hàng triệu tin tuyển dụng việc làm tại Hoa Kỳ và nhận thấy rằng cứ ba kỹ năng được yêu cầu trong tin tuyển dụng thì có một kỹ năng là kỹ năng “cơ bản” hay kỹ năng mềm. “Ngay cả trong các lĩnh vực nghề nghiệp kỹ thuật nhất (chẳng hạn như công nghệ thông tin và chăm sóc sức khỏe), hơn một phần tư tổng số yêu cầu về kỹ năng là dành cho các kỹ năng cơ bản.”
Nhân tài có kỹ năng mềm phù hợp rất khan hiếm cho dù bạn đang tập trung vào tuyển dụng hay luân chuyển nội bộ. Trên thực tế, Báo cáo Học tập tại Nơi làm việc của LinkedIn đã trích dẫn đào tạo kỹ năng mềm là ưu tiên hàng đầu và 59% nhà quản lý tuyển dụng ở Hoa Kỳ tin rằng rất khó để tìm được ứng viên có kỹ năng mềm phù hợp. Điều này càng khẳng định kỹ năng tổ chức, một yếu tố quan trọng của kỹ năng mềm, đóng vai trò then chốt trong việc tìm kiếm nhân sự chất lượng.
Kỹ Năng Mềm Tại Nơi Làm Việc Và Kết Quả Tổ Chức
Tư duy Sáng tạo và Phản biện
Tuyển dụng một lực lượng lao động gồm những người có tư duy sáng tạo và phản biện là điều cần thiết để giới thiệu những ý tưởng, dịch vụ và sản phẩm mới mẻ. Trên thực tế, kỹ năng tư duy sáng tạo và phản biện được xếp hạng thứ hai và thứ ba trong Diễn đàn Kinh tế Thế giới về các kỹ năng hàng đầu mà nhân viên sẽ cần để phát triển trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư.
Khi trí tuệ nhân tạo và tự động hóa trong kinh doanh phát triển, kỹ năng tư duy sáng tạo và phản biện sẽ ngày càng cần thiết để bổ sung cho khả năng của máy móc. Kỹ năng tổ chức cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hiện thực hóa các ý tưởng sáng tạo và quản lý các dự án tự động hóa phức tạp.
Tuy nhiên, kỹ năng tư duy sáng tạo và phản biện đang thiếu hụt. Theo báo cáo từ Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực, 84% chuyên gia nhân sự cho biết họ nhận thấy sự thiếu hụt các kỹ năng mềm quan trọng, bao gồm tư duy sáng tạo và phản biện, trong số các ứng viên xin việc.
Làm việc nhóm và Giao tiếp
Làm việc nhóm và giao tiếp là những điểm yếu của nhiều tổ chức, và nó đang gây ra những thách thức về hiệu suất và năng suất. Báo cáo Tình trạng Nơi làm việc Hoa Kỳ của Gallup nhận thấy rằng phần lớn nhân viên “tin rằng hiệu suất dự án của tổ chức họ sẽ cải thiện nếu các nhóm của họ làm việc cộng tác hơn.”
Hơn nữa, một báo cáo khác của Gallup phát hiện ra rằng làm việc nhóm và giao tiếp tốt là một kỹ năng mềm quan trọng giúp các tổ chức B2B giải quyết thách thức hàng đầu của họ là tạo ra tăng trưởng hữu cơ. Kỹ năng tổ chức hiệu quả giúp các nhóm làm việc phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo giao tiếp thông suốt và đạt được mục tiêu chung.
Sự hợp tác thành công có liên quan chặt chẽ đến kỹ năng giao tiếp tốt. Kỹ năng giao tiếp bao gồm chủ động lắng nghe đồng nghiệp và sẵn sàng tham gia giải quyết xung đột để giảm thiểu tác động của việc giao tiếp sai lệch cũng như giữ cho các dự án và sáng kiến của tổ chức đi đúng hướng.
Lòng trắc ẩn trong Lãnh đạo
Lòng trắc ẩn là một khía cạnh quan trọng của lãnh đạo tốt. Các nhóm phát triển mạnh khi các thành viên tin tưởng rằng nhà lãnh đạo của họ quan tâm đến họ. Nghiên cứu cho thấy các tổ chức có các nhà lãnh đạo giàu lòng trắc ẩn hơn sẽ vượt trội trong hợp tác – vốn đã được xác định là một kỹ năng mềm quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại. Kỹ năng tổ chức của người lãnh đạo thể hiện qua việc xây dựng môi trường làm việc tích cực, khích lệ và hỗ trợ nhân viên phát triển.
Theo một bài báo trên Harvard Business Review do Rasmus Hougaard, Jacqueline Carter và Louise Chester làm tác giả, “Trong số hơn 1.000 nhà lãnh đạo mà chúng tôi khảo sát, 91% cho biết lòng trắc ẩn rất quan trọng đối với lãnh đạo và 80% muốn nâng cao lòng trắc ẩn của họ nhưng không biết làm thế nào.”
Lòng trắc ẩn là điều kiện tiên quyết cho giao tiếp hiệu quả và các kỹ năng mềm khác tại nơi làm việc giúp tăng cường mối quan hệ giữa các cá nhân tại nơi làm việc, điều cần thiết để duy trì sự gắn kết tại nơi làm việc.
Đánh Giá Ứng Viên
Đặt Câu Hỏi Phỏng Vấn Dựa Trên Hành Vi
Các câu hỏi phỏng vấn dựa trên hành vi có thể giúp các tổ chức dễ dàng xác định hơn các kỹ năng mềm mà ứng viên sở hữu, đặc biệt đối với các vai trò kỹ thuật, nơi các câu hỏi thường dựa trên kỹ năng cứng. Chúng có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách họ phản ứng trong những tình huống nhất định hoặc trước những thách thức khác nhau.
Thay vì các câu hỏi bắt đầu bằng “bạn có”, người phỏng vấn nên thử bắt đầu bằng “bạn nghĩ gì về” hoặc “bạn sẽ như thế nào?”
Ví dụ về các câu hỏi dựa trên hành vi để hỏi ứng viên ứng tuyển vào các vị trí kỹ thuật hơn:
- Hỏi họ thường phát triển mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên như thế nào
- Một vấn đề họ đã giải quyết theo cách sáng tạo hoặc độc đáo
- Một lần họ phải đối phó với một người khó tính
- Yêu cầu họ mô tả môi trường làm việc lý tưởng và (các) phương pháp giao tiếp của họ
- Yêu cầu họ chia sẻ một lần họ cần sự giúp đỡ hoặc hướng dẫn về một dự án và cách họ yêu cầu điều đó
- Yêu cầu họ chia sẻ một lần họ gặp vấn đề giao tiếp với người quản lý hoặc đồng nghiệp của mình. Họ đã xử lý tình huống và phản ứng của đồng nghiệp như thế nào?
Ngoài ra, hãy hỏi ứng viên xem họ nghĩ kỹ năng mềm của họ sẽ giúp ích gì cho họ trong vai trò mà họ đang phỏng vấn. Câu trả lời của họ có thể tiết lộ mức độ hiểu biết của họ về bản chất của vị trí và các yêu cầu của nó. Kỹ năng tổ chức của ứng viên có thể được đánh giá thông qua cách họ trình bày câu trả lời, sự mạch lạc và logic trong lập luận.
Kỹ Năng Giao Tiếp
Kỹ năng giao tiếp tốt là một dấu hiệu chính cho thấy liệu một ứng viên có phù hợp với tổ chức hay không. Một phần rất lớn của giao tiếp bao gồm lắng nghe. Trong một cuộc phỏng vấn, hãy quan sát xem ứng viên có đang lắng nghe và chú ý đến người phỏng vấn hay không. Họ có ngắt lời người phỏng vấn không? Mắt họ có đờ đẫn không?
Tín hiệu bằng lời nói cũng là một phần quan trọng của giao tiếp tốt. Ví dụ, khi hỏi ứng viên về một thách thức nghề nghiệp trước đây, họ sử dụng “tôi” hay “chúng tôi” thường xuyên hơn? Điều này sẽ cho bạn cơ hội để xem liệu ứng viên có phải là người làm việc nhóm hay không và liệu họ có được ghi nhận công lao xứng đáng hay không.
Ngoài ra, hãy đảm bảo quan sát xem ứng viên có hỏi bạn bất kỳ câu hỏi nào về công ty hay không. Sự chủ động đặt câu hỏi cũng thể hiện kỹ năng tổ chức thông tin và sự chuẩn bị của ứng viên.
Kiểm Tra Thông Tin Tham Khảo
Kiểm tra thông tin tham khảo là điều cần thiết để xác nhận và xác minh thông tin về lịch sử và kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Thông tin tham khảo về công việc của ứng viên cũng có thể cung cấp một cái nhìn khách quan về loại người họ là ở nơi làm việc.
Một nghiên cứu của SkillSurvey cho thấy rằng, khi được hỏi, đồng nghiệp của ứng viên đưa ra phản hồi về kỹ năng mềm để kiểm tra thông tin tham khảo, trong khi người quản lý tập trung vào các nhiệm vụ liên quan đến kỹ năng cứng. Vì vậy, khi kiểm tra thông tin tham khảo, có thể có lợi khi đánh giá kỹ năng mềm và kỹ năng cứng của ứng viên dựa trên mối quan hệ của họ với người tham khảo.
Trong quá trình kiểm tra thông tin tham khảo, có thể hữu ích khi hỏi đồng nghiệp của ứng viên các câu hỏi về kỹ năng mềm của ứng viên tiềm năng, bao gồm:
- Ứng viên có hòa đồng với đồng nghiệp và quản lý của họ không?
- Hãy cho tôi biết làm việc với ứng viên xin việc như thế nào.
- Bạn có thể cho tôi lời khuyên gì để quản lý thành công ứng viên xin việc?
- Tôi cần biết thêm điều gì về ứng viên xin việc mà tôi chưa hỏi?
Nhân viên khó có thể пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору пору