Kỹ năng mềm (soft skill) là những đặc điểm tính cách và kỹ năng giao tiếp thể hiện khả năng tương tác hiệu quả của một người với những người khác. Trong môi trường làm việc, kỹ năng mềm được coi là bổ sung cho kỹ năng cứng (hard skill), là kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của một người. Các nhà tâm lý học có thể sử dụng thuật ngữ “kỹ năng mềm” để mô tả chỉ số thông minh cảm xúc (EQ) trái ngược với chỉ số thông minh (IQ). Trong một thị trường lao động cạnh tranh, những cá nhân thể hiện sự kết hợp tốt giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm thường có nhu cầu cao hơn đối với dịch vụ của họ.
Kỹ năng mềm bao gồm các thuộc tính và đặc điểm tính cách giúp nhân viên tương tác hiệu quả với những người khác và thành công trong công việc. Ví dụ về kỹ năng mềm bao gồm khả năng giao tiếp với khách hàng tiềm năng, hướng dẫn đồng nghiệp, lãnh đạo nhóm, đàm phán hợp đồng, làm theo hướng dẫn và hoàn thành công việc đúng hạn.
:max_bytes(150000):strip_icc()/GettyImages-1189312517-6721569d101d4d7892356d0d74a8410e.jpg)
Kỹ năng cứng có thể đo lường được và thường thu được thông qua giáo dục chính quy và các chương trình đào tạo. Người lao động có kỹ năng mềm tốt có thể giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả và năng suất cao hơn. Ngược lại với kỹ năng cứng, kỹ năng mềm khó đạt được hơn thông qua đào tạo chính quy.
Nhiều nhà tuyển dụng tìm kiếm sự cân bằng giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm khi đưa ra quyết định tuyển dụng. Ví dụ, nhà tuyển dụng coi trọng những người lao động có kỹ năng với thành tích hoàn thành công việc đúng hạn. Nhà tuyển dụng cũng coi trọng những người lao động có kỹ năng giao tiếp tốt và am hiểu về sản phẩm và dịch vụ của công ty. Khi giao tiếp với khách hàng tiềm năng, nhân viên có kỹ năng mềm có thể tạo ra những bài thuyết trình hấp dẫn ngay cả khi công việc cụ thể của họ không phải là bán hàng hay tiếp thị.
:max_bytes(150000):strip_icc()/GettyImages-1190158645-40189d23271a4f91b4d290685ff42f21.jpg)
Một kỹ năng mềm có giá trị khác là khả năng huấn luyện đồng nghiệp về các nhiệm vụ mới. Các nhà lãnh đạo công ty thường hiệu quả nhất khi họ có kỹ năng mềm tốt. Ví dụ, các nhà lãnh đạo được kỳ vọng có khả năng nói tốt, nhưng các nhà lãnh đạo tuyệt vời cũng giỏi lắng nghe người lao động và các nhà lãnh đạo khác trong lĩnh vực của họ. Đàm phán cũng là một phần lớn công việc của nhiều nhà lãnh đạo công ty. Khi đàm phán với nhân viên, khách hàng hoặc cộng sự, các nhà lãnh đạo cần có kỹ năng cân nhắc những gì người khác muốn trong khi vẫn tập trung vào việc đạt được những gì họ muốn. Các nhà lãnh đạo giỏi cũng cần biết cách phân công nhiệm vụ hiệu quả cho các thành viên khác trong nhóm.
Người lao động có được kỹ năng cứng thông qua giáo dục chính quy, các chương trình đào tạo và nỗ lực tập trung. Kỹ năng cứng là những kỹ năng có thể định lượng mà người lao động cần để thực hiện thành công một công việc cụ thể. Nhà tuyển dụng thường kiểm tra hoặc đánh giá kỹ năng cứng của ứng viên trước khi tuyển dụng. Ví dụ về kỹ năng cứng bao gồm lập trình máy tính, viết lách, phát triển web và thiết kế đồ họa.
:max_bytes(150000):strip_icc()/GettyImages-1315239451-38e7156c16794f40837b828e5999a465.jpg)
Một số kỹ năng cứng có nhu cầu cao hơn những kỹ năng khác và nhà tuyển dụng có thể cần phải thuê các công ty tuyển dụng hoặc headhunter để lấp đầy các công việc đòi hỏi kỹ năng cứng chuyên môn, cấp cao. Kỹ năng cứng có thể được học hỏi và hoàn thiện theo thời gian, nhưng kỹ năng mềm khó đạt được và thay đổi hơn. Ví dụ, kỹ năng mềm mà bác sĩ có thể cần là sự đồng cảm, hiểu biết, lắng nghe tích cực và thái độ tốt bên giường bệnh. Kỹ năng cứng mà bác sĩ yêu cầu bao gồm hiểu biết sâu rộng về bệnh tật, khả năng diễn giải kết quả xét nghiệm và triệu chứng, và hiểu biết kỹ lưỡng về giải phẫu và sinh lý học. Huấn luyện là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để cải thiện kỹ năng mềm.
Kỹ năng mềm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp khi chúng được thực hành trên toàn công ty. Ví dụ, tinh thần hợp tác giữa những người lao động là rất quan trọng. Các thành viên trong nhóm có khả năng làm việc tốt với những người thuộc các thế hệ và nền tảng khác nhau thường năng suất hơn và có thể tập trung tốt hơn vào các ưu tiên chung. Hiệu quả và sản lượng được cải thiện khi người lao động hợp tác bằng cách chia sẻ kiến thức và công cụ để hoàn thành công việc. Khả năng học hỏi các phương pháp và công nghệ mới cũng là một kỹ năng mềm mong muốn cho tất cả người lao động.
Các công ty coi trọng việc học hỏi như một kỹ năng mềm nhận ra nhiều phong cách học tập khác nhau và khuyến khích người lao động theo đuổi các phương pháp phù hợp nhất với họ. Khắc phục sự cố tốt là một kỹ năng mềm khác mà các công ty coi trọng. Ví dụ, các công ty có thể hoạt động hiệu quả hơn và tăng năng suất khi tất cả người lao động biết cách khắc phục sự cố phần mềm thay vì dựa vào bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) cho mọi bản sửa lỗi. Kỹ năng mềm cũng có thể được coi là kỹ năng con người. Chúng có thể bao gồm kỹ năng giao tiếp và kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng lãnh đạo, giải quyết vấn đề, đạo đức làm việc, quản lý thời gian và làm việc nhóm. Đây là những đặc điểm có thể được chuyển sang bất kỳ vị trí nào.
Trí tuệ cảm xúc là một kỹ năng mềm cụ thể đáng để nói đến. Nó liên quan đến khả năng nhận biết, hiểu và quản lý cảm xúc của chính bạn. Không giống như trí thông minh truyền thống, tập trung vào logic, giải quyết vấn đề và các yếu tố kỹ thuật liên quan đến một ngành, trí tuệ cảm xúc là về điều hướng các tình huống xã hội và xây dựng mối quan hệ bền chặt.
Một phần quan trọng của trí tuệ cảm xúc là tự nhận thức. Điều này có nghĩa là nhận thức được cảm xúc, điểm mạnh và điểm yếu của bạn, đồng thời hiểu cách chúng ảnh hưởng đến người khác. Bằng cách nhận ra các yếu tố kích hoạt cảm xúc của bạn, bạn có thể kiểm soát phản ứng của mình hiệu quả hơn, tránh các quyết định vội vàng hoặc hiểu lầm. Những người tự nhận thức cũng tiếp thu phản hồi và cải thiện bản thân tốt hơn vì họ có thể đánh giá khách quan hành vi và thái độ của mình.
Sự đồng cảm là một khía cạnh quan trọng khác của trí tuệ cảm xúc. Đó là khả năng hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác, giúp bạn kết nối với đồng nghiệp, khách hàng ở mức độ sâu sắc hơn. Các nhà lãnh đạo giàu lòng trắc ẩn có thể hỗ trợ nhóm của họ tốt hơn bằng cách nhận ra nhu cầu và động lực của họ, dẫn đến lực lượng lao động gắn bó và năng suất hơn.
Không có một cách duy nhất nào là tốt nhất để phát triển kỹ năng mềm. Tuy nhiên, sự kết hợp của các phương pháp dưới đây có thể giúp bạn đạt được các kỹ năng xã hội và kỹ năng giao tiếp có thể giúp bạn trong nhiều công việc hoặc ngành nghề khác nhau. Thực hành lắng nghe tích cực: Tập trung vào việc thực sự hiểu những gì người khác đang nói mà không làm gián đoạn. Điều này giúp xây dựng sự đồng cảm và mối quan hệ bền chặt hơn. Thường xuyên tìm kiếm phản hồi: Yêu cầu đồng nghiệp, quản lý hoặc người cố vấn phản hồi về giao tiếp, làm việc nhóm và các kỹ năng mềm khác của bạn. Sử dụng những hiểu biết sâu sắc của họ để thực hiện những cải tiến có ý thức.
Rèn luyện trí tuệ cảm xúc: Phát triển khả năng tự nhận thức và học cách quản lý cảm xúc của bạn. Điều này sẽ giúp bạn điều hướng các tình huống xã hội phức tạp và có thể kết nối với người khác dễ dàng hơn. Cải thiện quản lý thời gian: Ưu tiên các nhiệm vụ và đặt ra các mục tiêu thực tế. Quản lý thời gian hiệu quả làm giảm căng thẳng, tăng năng suất và giúp bạn sắp xếp tốt hơn. Tham gia vào các dự án nhóm: Hợp tác với những người khác trong các nhiệm vụ nhóm để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp của bạn. Điều này cũng nâng cao khả năng làm việc với các tính cách đa dạng của bạn.
Nâng cao kỹ năng giao tiếp: Thực hành giao tiếp rõ ràng và súc tích ở cả dạng viết và nói. Điều này sẽ giúp tránh hiểu lầm và giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn. Phát triển khả năng giải quyết vấn đề: Chia nhỏ vấn đề thành các phần nhỏ hơn và khám phá nhiều giải pháp. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề khác nhau trong tương lai, bất kể công việc hoặc ngành nghề của bạn là gì. Nuôi dưỡng lòng trắc ẩn: Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu quan điểm của họ. Lòng trắc ẩn củng cố sự hợp tác và giúp xây dựng lòng tin. Thực hành nói trước công chúng: Tham gia vào các hoạt động như thuyết trình hoặc Toastmasters để xây dựng sự tự tin khi nói. Học các kỹ thuật quản lý căng thẳng: Thực hành chánh niệm, tập thể dục hoặc các kỹ thuật thư giãn khác để xử lý căng thẳng tốt hơn. Quản lý căng thẳng giúp duy trì năng suất và có thể giúp tập trung.
Mặc dù kỹ năng cứng được đánh giá cao trong nền kinh tế ngày nay, nhưng nhiều nhà tuyển dụng cũng nhận ra tầm quan trọng của kỹ năng mềm. Vì lý do đó, những người lao động có cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm có thể dễ dàng được tuyển dụng và thăng tiến hơn.
