Bạn có thể yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng (PO) nếu khách hàng cho phép bạn gửi yêu cầu thay đổi PO và bạn có quyền Thay đổi Đơn hàng. Bạn không thể yêu cầu thay đổi đối với các PO đã đóng hoặc Soft Closed Coupa hoặc các dòng PO.
Để yêu cầu thay đổi, hãy nhấp vào tab Đơn đặt hàng trên menu chính và trên trang Đơn đặt hàng, nhấp vào số PO bạn muốn sửa đổi. Cuối đơn đặt hàng, nhấp vào nút Yêu cầu Thay đổi. Nếu bạn đã lưu nhưng chưa gửi yêu cầu thay đổi, hãy nhấp vào nút Chỉnh sửa Thay đổi.
Bạn có thể chỉnh sửa các trường mà khách hàng cho phép bạn thay đổi, ví dụ: Người dùng Nhận hàng, Phòng ban và Ngày dự kiến đến trên đơn hàng, và Ngày cần trước, Số lượng/Số tiền mặt hàng và Giá trên dòng đơn hàng. Bạn cũng có thể xóa các dòng PO không thể thực hiện được. Lưu ý rằng bạn không thể giảm số lượng/số tiền xuống dưới giá trị đã nhận hoặc đã lập hóa đơn.
Bạn cần chọn Lý do Thay đổi từ danh sách thả xuống: Không thể đáp ứng số lượng/số tiền đặt hàng; Mặt hàng đã đặt không còn nữa; Không thể đáp ứng đơn đặt hàng trước ngày cần trước; hoặc Khác – Trong trường hợp này, bạn cũng cần cung cấp nhận xét.
Sau đó, bạn có thể Hủy, Lưu hoặc Gửi yêu cầu thay đổi. Ở cuối trang, bạn cũng có thể thêm nhận xét cho khách hàng. Chỉ một yêu cầu thay đổi có thể đang chờ phê duyệt tại một thời điểm. Bạn không thể gửi yêu cầu thay đổi PO trong khi khách hàng của bạn có một thay đổi đang chờ phê duyệt.
Các thay đổi có hiệu lực khi yêu cầu thay đổi được phê duyệt. Khi yêu cầu thay đổi PO bị từ chối, bạn sẽ nhận được thông báo Yêu cầu thay đổi đơn hàng bị từ chối. Sau khi gửi yêu cầu thay đổi và trong khi chờ phê duyệt của khách hàng, bạn có thể xem các thay đổi đang chờ xử lý nếu bạn Nhấp để xem thay đổi đang chờ xử lý ở đầu PO. Bạn cũng có thể chọn bản sửa đổi PO để xem bằng cách nhấp vào danh sách thả xuống bên cạnh số PO.
Khi xem các thay đổi đang chờ xử lý, trang Yêu cầu Thay đổi Đang chờ xử lý hiển thị số PO, ngày sửa đổi, ngày gửi yêu cầu thay đổi, lý do thay đổi, trạng thái thay đổi, loại thay đổi, v.v.
Bạn có thể rút yêu cầu thay đổi của mình bằng cách nhấp vào Rút ở cuối trang. Trên các tab Thay đổi Đơn hàng và Thay đổi Dòng Đơn hàng, bạn có thể thấy các bảng liệt kê tất cả các thay đổi PO và dòng PO của bạn. Bạn có thể lọc cả hai bảng theo cột, sử dụng thanh tìm kiếm để lọc bằng thuật ngữ tìm kiếm hoặc nhấp vào danh sách thả xuống Xem để thực hiện lọc nâng cao.
Nếu khách hàng của bạn bật theo dõi lô hàng theo thời gian thực, bạn có thể thêm thông tin theo dõi lô hàng vào PO. Trong phần Theo dõi Lô hàng trong PO, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm. Trong cửa sổ bật lên Tạo Trình theo dõi Lô hàng, hãy nhập số theo dõi cho toàn bộ PO, chọn nhà vận chuyển từ cửa sổ thả xuống và thêm ghi chú (tùy chọn). Lưu ý rằng bạn chỉ có thể nhập một số theo dõi trên PO.
