Vous pouvez demander une modification de bon de commande (BC) si votre client vous autorise à envoyer des demandes de modification de BC et si vous avez le droit de Modifier les Commandes. Vous ne pouvez pas demander de modifications pour les BC qui sont clôturées ou Soft Closed Coupa, ou les lignes de BC.
Pour demander une modification, cliquez sur l’onglet Bons de commande dans le menu principal et, sur la page Bons de commande, cliquez sur le numéro de BC que vous souhaitez modifier. À la fin du bon de commande, cliquez sur le bouton Demander une modification. Si vous avez enregistré mais pas encore envoyé une demande de modification, cliquez sur le bouton Modifier la modification.
Vous pouvez modifier les champs que votre client vous autorise à modifier, par exemple : Utilisateur réceptionnaire, Service et Date de livraison prévue sur le bon de commande, et Date d’échéance, Quantité/Montant de l’article et Prix sur la ligne de BC. Vous pouvez également supprimer les lignes de BC qui ne peuvent pas être exécutées. Veuillez noter que vous ne pouvez pas réduire la quantité/le montant en dessous de la valeur déjà reçue ou facturée.
Vous devez sélectionner un Motif de modification dans la liste déroulante : Impossible de satisfaire la quantité/le montant commandé ; Article commandé n’est plus disponible ; Impossible de satisfaire la commande avant la date d’échéance ; ou Autre – Dans ce cas, vous devez également fournir un commentaire.
Ensuite, vous pouvez Annuler, Enregistrer ou Envoyer la demande de modification. Au bas de la page, vous pouvez également ajouter des commentaires pour votre client. Une seule demande de modification peut être en attente d’approbation à la fois. Vous ne pouvez pas envoyer de demande de modification de BC pendant que votre client a une modification en attente d’approbation.
Les modifications prennent effet lorsque la demande de modification est approuvée. Lorsqu’une demande de modification de BC est rejetée, vous recevrez une notification Demande de modification de bon de commande rejetée. Après avoir soumis une demande de modification et en attendant l’approbation de votre client, vous pouvez consulter les modifications en attente si vous cliquez sur Cliquez pour afficher la modification en attente en haut du BC. Vous pouvez également sélectionner une révision de BC à afficher en cliquant sur la liste déroulante à côté du numéro de BC.
Lorsque vous consultez les modifications en attente, la page Demande de modification en attente affiche le numéro de BC, la date de révision, la date d’envoi de la demande de modification, le motif de la modification, l’état de la modification, le type de modification, etc.
Vous pouvez retirer votre demande de modification en cliquant sur Retirer au bas de la page. Dans les onglets Modifications du bon de commande et Modifications de la ligne de bon de commande, vous pouvez voir des tableaux répertoriant toutes vos modifications de BC et de lignes de BC. Vous pouvez filtrer les deux tableaux par colonne, utiliser la barre de recherche pour filtrer par terme de recherche ou cliquer sur la liste déroulante Afficher pour effectuer un filtrage avancé.
Si votre client a activé le suivi des expéditions en temps réel, vous pouvez ajouter des informations de suivi des expéditions au BC. Dans la section Suivi des expéditions du BC, cliquez sur l’icône Ajouter. Dans la fenêtre contextuelle Créer un suivi d’expédition, saisissez le numéro de suivi pour l’ensemble du BC, sélectionnez le transporteur dans la fenêtre déroulante et ajoutez une note (facultatif). Veuillez noter que vous ne pouvez saisir qu’un seul numéro de suivi par BC.