Un formulaire d’autorisation de prélèvement par carte de crédit est un document signé par le titulaire de la carte, autorisant une entreprise à débiter sa carte de crédit pour des paiements récurrents pendant une période spécifiée dans le document. Ce formulaire est couramment utilisé pour accorder aux entreprises l’autorisation de prélèvements périodiques auprès des titulaires de carte – mensuels, trimestriels ou ponctuels.
Un formulaire d’autorisation de prélèvement par carte de crédit est un moyen de protéger les entreprises contre les contestations de paiement (chargebacks). Si vous disposez d’un document signé par le titulaire de la carte, vous autorisant à débiter sa carte pour les services fournis, vos chances de gagner un litige auprès de l’émetteur de la carte sont plus élevées et moins complexes.
Ce formulaire est très utile pour les transactions récurrentes, qu’il s’agisse de transactions manuelles sans présentation de la carte ou de paiements récurrents avec une carte enregistrée. Le formulaire a deux avantages : il minimise le risque que les clients affirment avoir été facturés à tort et il fait gagner du temps à tout le monde.
Par exemple, si vous êtes un restaurant qui fournit des déjeuners à un bureau local deux fois par semaine. Si vous avez un formulaire d’autorisation de prélèvement au dossier, vous savez que chaque fois que ce bureau appelle pour une livraison, vous pouvez débiter sa carte. Vous n’avez pas besoin de leur redemander quel mode de paiement ils souhaitent utiliser ni de demander au client de signer une autorisation à chaque fois.
Mais les paiements récurrents ne sont pas la seule situation où un formulaire d’autorisation est utile. Vous pouvez également utiliser un formulaire d’autorisation de prélèvement par carte de crédit pour percevoir un acompte pour l’achat de biens, de services ou de frais futurs.
Ceci est utile si votre entreprise loue des équipements coûteux. Vous pouvez utiliser un formulaire d’autorisation de prélèvement par carte de crédit pour bloquer une somme d’argent sur la carte jusqu’à ce que l’équipement soit retourné.
Un formulaire d’autorisation de prélèvement par carte de crédit n’a pas besoin d’être un document complexe. Il comprend généralement :
- Informations sur la carte de crédit du titulaire : Type de carte, Nom sur la carte, Numéro de carte, Date d’expiration
- Informations sur l’entreprise du commerçant
- Adresse de facturation du titulaire de la carte
- Langue d’autorisation pour que l’entreprise débite la carte du client
- Nom et signature du titulaire de la carte
- Date
Bien que non légalement obligatoire, il est conseillé de consulter un avocat pour savoir quand utiliser un formulaire d’autorisation de prélèvement par carte de crédit. L’utilisation de ce formulaire est une bonne pratique pour les entreprises, contribuant à minimiser les risques et à protéger les intérêts des deux parties.
Selon les normes PCI, l’enregistrement du code de sécurité CVV du client est une violation. Si vous souhaitez saisir manuellement un paiement, vous devrez demander le CVV directement au titulaire de la carte à chaque saisie.
La conformité aux normes PCI exige que toutes les entreprises traitant des informations de carte de crédit « restreignent l’accès physique aux données des titulaires de carte ». Assurez-vous de sécuriser les données des titulaires de carte en stockant les formulaires remplis dans une salle sécurisée ou une armoire à dossiers et en n’autorisant l’accès qu’au personnel nécessaire pour effectuer ses tâches. Vous pouvez également stocker les formulaires remplis dans un portail client privé crypté à l’aide d’une application de transfert de fichiers sécurisée. Cependant, le partage de fichiers PDF par e-mail peut créer une faille de sécurité. Si vous envoyez une copie à vos clients, protégez le fichier PDF par un mot de passe et envoyez-le par e-mail sécurisé et crypté.