Un formulario de autorización de tarjeta de crédito es un documento que firma el titular de la tarjeta, dando permiso a un negocio para cargar pagos recurrentes a su tarjeta de crédito durante un período de tiempo establecido como se indica en el documento. Este formulario se utiliza a menudo para dar a las empresas la autoridad para realizar cargos recurrentes al titular de la tarjeta, ya sea mensual, trimestral o irregularmente.
Un formulario de autorización de tarjeta de crédito es una forma de proteger a su negocio de las devoluciones de cargo. Si tiene un documento firmado por el titular de la tarjeta que le permite cargar su tarjeta por los servicios que ha prestado, es más probable que gane su caso con el emisor de la tarjeta y es menos complicado.
Este formulario es útil para transacciones recurrentes, ya sean transacciones manuales sin tarjeta presente o transacciones recurrentes con una tarjeta guardada en archivo. El formulario tiene un doble propósito: minimiza el riesgo de que un cliente diga que se le cobró incorrectamente y ahorra tiempo a todos.
Por ejemplo, si usted es un restaurante que entrega almuerzos a una oficina local dos veces por semana. Si tiene un formulario de autorización en el archivo, sabe que cada vez que esa oficina llame para una entrega, puede cargar su tarjeta. No necesita volver a preguntar qué forma de pago quieren usar o pedirle al cliente que firme un recibo cada vez.
Pero los pagos recurrentes no son la única situación en la que un formulario de autorización es útil. También puede utilizar un formulario de autorización de tarjeta de crédito para recibir un depósito para la compra de bienes, servicios o gastos futuros.
Esto es útil si usted opera cualquier tipo de negocio que alquila equipos costosos. Puede utilizar un formulario de autorización de tarjeta de crédito para retener fondos en la tarjeta hasta que se devuelva el equipo.
Un formulario de autorización de tarjeta de crédito no tiene que ser un documento complicado. Por lo general, incluye:
- Información de la tarjeta de crédito del titular de la tarjeta: Tipo de tarjeta, Nombre en la tarjeta, Número de tarjeta, Fecha de vencimiento
- Información de la empresa del negocio
- Dirección de facturación del titular de la tarjeta
- Lenguaje de autorización que da permiso al negocio para cargar la tarjeta del cliente
- Nombre y firma del titular de la tarjeta
- Fecha
Aunque no es legalmente obligatorio, debe consultar con un abogado sobre cuándo debe utilizar un formulario de autorización de tarjeta de crédito. El uso de este formulario es una buena práctica para las empresas, ya que ayuda a minimizar los riesgos y a proteger los intereses de ambas partes.
Según el estándar PCI, registrar el código de seguridad CVV del cliente es una violación. Si desea ingresar pagos manualmente, deberá solicitar el CVV directamente al vendedor cada vez que ingrese la tarjeta.
El cumplimiento de las normas PCI requiere que todas las empresas que procesan información de tarjetas de crédito "restrinjan el acceso físico a los datos del titular de la tarjeta". Asegúrese de mantener seguros los datos del titular de la tarjeta almacenando los formularios completados en una sala segura o archivador y permitiendo que solo el personal necesario acceda a ellos para realizar sus tareas laborales. También puede almacenar los formularios completados en un portal de clientes privado cifrado utilizando una aplicación segura de transferencia de archivos. Sin embargo, compartir archivos PDF por correo electrónico puede crear una brecha de seguridad. Si envía una copia a sus clientes, proteja con contraseña el PDF y envíelo por correo electrónico seguro y cifrado.