Puede solicitar un cambio en una orden de compra (OC) si su cliente le permite enviar solicitudes de cambio de OC y usted tiene el permiso de Cambiar Pedido. No puede solicitar cambios en las OC que ya están cerradas o Soft Closed Coupa o en las líneas de OC.
Para solicitar un cambio, haga clic en la pestaña Órdenes de compra en el menú principal y, en la página Órdenes de compra, haga clic en el número de OC que desea modificar. Al final de la orden de compra, haga clic en el botón Solicitar Cambio. Si ha guardado una solicitud de cambio pero aún no la ha enviado, haga clic en el botón Editar Cambio.
Puede editar los campos que su cliente le permita cambiar, por ejemplo: Usuario receptor, Departamento y Fecha de entrega prevista en el encabezado de la orden de compra, y Fecha de vencimiento, Cantidad/Importe de la partida y Precio en las líneas de la orden de compra. También puede eliminar líneas de OC que no se pueden cumplir. Tenga en cuenta que no puede reducir la cantidad/importe por debajo del valor recibido o facturado.
Debe seleccionar un Motivo del Cambio de la lista desplegable: No se puede cumplir con la cantidad/importe del pedido; Artículo pedido ya no disponible; No se puede cumplir con el pedido antes de la fecha de vencimiento; u Otro – En este caso, también debe proporcionar comentarios.
Después, puede Cancelar, Guardar o Enviar la solicitud de cambio. Al final de la página, también puede añadir comentarios para el cliente. Solo una solicitud de cambio puede estar pendiente de aprobación a la vez. No puede enviar una solicitud de cambio de OC mientras su cliente tiene un cambio pendiente de aprobación.
Los cambios entran en vigor cuando se aprueba la solicitud de cambio. Cuando se rechaza una solicitud de cambio de OC, recibirá una notificación de Solicitud de cambio de orden de compra rechazada. Después de enviar una solicitud de cambio y mientras espera la aprobación del cliente, puede ver los cambios pendientes si hace clic en Haga clic para ver el cambio pendiente en la parte superior de la OC. También puede seleccionar una revisión de OC para verla haciendo clic en la lista desplegable junto al número de OC.
Cuando se ven los cambios pendientes, la página Solicitud de Cambio Pendiente muestra el número de OC, la fecha de revisión, la fecha de envío de la solicitud de cambio, el motivo del cambio, el estado del cambio, el tipo de cambio, etc.
Puede retirar su solicitud de cambio haciendo clic en Retirar al final de la página. En las pestañas Cambios en la Orden de Compra y Cambios en la Línea de la Orden de Compra, puede ver tablas que enumeran todos sus cambios de OC y de línea de OC. Puede filtrar ambas tablas por columna, utilizar la barra de búsqueda para filtrar por término de búsqueda o hacer clic en la lista desplegable Ver para realizar un filtrado avanzado.
Si su cliente ha activado el seguimiento de envíos en tiempo real, puede añadir información de seguimiento de envíos a la OC. En la sección Seguimiento de envíos de la OC, haga clic en el icono Añadir. En la ventana emergente Crear rastreador de envíos, introduzca el número de seguimiento de toda la OC, seleccione el transportista en la ventana desplegable y añada una nota (opcional). Tenga en cuenta que solo puede introducir un número de seguimiento en la OC.