Sie können eine Bestelländerung (PO) anfordern, wenn Ihr Kunde Ihnen erlaubt, PO-Änderungsanforderungen zu senden, und Sie über die Berechtigung Bestellungen ändern verfügen. Sie können keine Änderungen für geschlossene oder Soft Closed Coupa POs oder PO-Positionen anfordern.
Um eine Änderung anzufordern, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Bestellungen und auf der Seite Bestellungen auf die PO-Nummer, die Sie ändern möchten. Klicken Sie am Ende der Bestellung auf die Schaltfläche Änderungsanfrage stellen. Wenn Sie eine Änderungsanfrage gespeichert, aber noch nicht gesendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Änderung bearbeiten.
Sie können Felder bearbeiten, die Ihr Kunde Ihnen zur Änderung erlaubt, z. B. Warenempfänger, Abteilung und Voraussichtliches Lieferdatum in der Bestellung sowie Benötigtes Datum, Menge/Betrag des Artikels und Preis in der Bestellposition. Sie können auch PO-Positionen löschen, die nicht erfüllt werden können. Beachten Sie, dass Sie die Menge/den Betrag nicht unter den bereits erhaltenen oder in Rechnung gestellten Wert reduzieren können.
Sie müssen einen Grund für die Änderung aus der Dropdown-Liste auswählen: Bestellte Menge/Betrag kann nicht erfüllt werden; Bestellter Artikel nicht mehr verfügbar; Bestellung kann nicht bis zum benötigten Datum erfüllt werden; oder Andere – In diesem Fall müssen Sie auch einen Kommentar abgeben.
Anschließend können Sie die Änderungsanfrage Abbrechen, Speichern oder Senden. Am Ende der Seite können Sie auch Kommentare für Ihren Kunden hinzufügen. Es kann jeweils nur eine Änderungsanfrage zur Genehmigung ausstehen. Sie können keine PO-Änderungsanfrage senden, während Ihr Kunde eine ausstehende Änderung zur Genehmigung hat.
Änderungen werden wirksam, wenn die Änderungsanfrage genehmigt wird. Wenn eine PO-Änderungsanfrage abgelehnt wird, erhalten Sie die Benachrichtigung Änderungsanfrage für Bestellung abgelehnt. Nachdem Sie eine Änderungsanfrage gesendet haben und während Sie auf die Genehmigung Ihres Kunden warten, können Sie ausstehende Änderungen einsehen, wenn Sie oben in der Bestellung auf Klicken Sie hier, um ausstehende Änderungen anzuzeigen klicken. Sie können auch eine PO-Revision zur Ansicht auswählen, indem Sie auf die Dropdown-Liste neben der PO-Nummer klicken.
Beim Anzeigen ausstehender Änderungen zeigt die Seite Ausstehende Änderungsanfrage die PO-Nummer, das Datum der Revision, das Datum der Änderungsanfrage, den Grund für die Änderung, den Änderungsstatus, die Änderungsart usw. an.
Sie können Ihre Änderungsanfrage zurückziehen, indem Sie am Ende der Seite auf Zurückziehen klicken. Auf den Registerkarten Bestelländerungen und Bestellpositionsänderungen können Sie Tabellen sehen, in denen alle Ihre PO- und PO-Positionsänderungen aufgelistet sind. Sie können beide Tabellen nach Spalten filtern, die Suchleiste verwenden, um nach Suchbegriffen zu filtern, oder auf die Dropdown-Liste Ansicht klicken, um eine erweiterte Filterung durchzuführen.
Wenn Ihr Kunde die Echtzeit-Sendungsverfolgung aktiviert hat, können Sie der Bestellung Sendungsverfolgungsinformationen hinzufügen. Klicken Sie im Abschnitt Sendungsverfolgung in der Bestellung auf das Symbol Hinzufügen. Geben Sie im Popup-Fenster Sendungsverfolgung erstellen die Sendungsverfolgungsnummer für die gesamte Bestellung ein, wählen Sie den Spediteur aus dem Dropdown-Fenster aus und fügen Sie eine Notiz hinzu (optional). Beachten Sie, dass Sie nur eine Sendungsverfolgungsnummer pro Bestellung eingeben können.