Ein Kreditkarten-Abbuchungsformular ist ein Dokument, das vom Karteninhaber unterzeichnet wird und es einem Unternehmen gestattet, dessen Kreditkarte für wiederkehrende Zahlungen über einen bestimmten Zeitraum, wie im Dokument angegeben, zu belasten. Dieses Formular wird üblicherweise verwendet, um Unternehmen die Berechtigung zu erteilen, regelmässig Abbuchungen vom Konto des Karteninhabers vorzunehmen – monatlich, vierteljährlich oder unregelmässig.
Das Kreditkarten-Abbuchungsformular ist eine Möglichkeit, Unternehmen vor Rückbuchungen (Chargebacks) zu schützen. Wenn Sie ein vom Karteninhaber unterzeichnetes Dokument haben, das Ihnen erlaubt, dessen Karte für erbrachte Dienstleistungen zu belasten, sind Ihre Chancen, einen Fall gegen den Kartenherausgeber zu gewinnen, höher und weniger kompliziert.
Dieses Formular ist sehr nützlich für wiederkehrende Transaktionen, egal ob es sich um eine manuelle Transaktion ohne Kartenpräsenz oder eine wiederkehrende Transaktion mit gespeicherter Karte handelt. Das Formular hat zwei Vorteile: Es minimiert das Risiko, dass Kunden behaupten, fälschlicherweise belastet worden zu sein, und spart allen Beteiligten Zeit.
Wenn Sie beispielsweise ein Restaurant betreiben, das zweimal pro Woche ein lokales Büro mit Mittagessen beliefert. Wenn Sie ein Abbuchungsformular in Ihren Unterlagen haben, wissen Sie, dass Sie bei jeder Bestellung dieses Büros deren Karte belasten können. Sie müssen nicht jedes Mal erneut fragen, welche Zahlungsart sie verwenden möchten, oder den Kunden jedes Mal zur Unterschrift auffordern.
Aber wiederkehrende Zahlungen sind nicht die einzige Situation, in der ein Abbuchungsformular nützlich ist. Sie können ein Kreditkarten-Abbuchungsformular auch verwenden, um eine Anzahlung für den Kauf von Waren, Dienstleistungen oder zukünftige Gebühren zu erhalten.
Dies ist nützlich, wenn Sie ein Unternehmen betreiben, das teure Geräte vermietet. Sie können das Kreditkarten-Abbuchungsformular verwenden, um einen Betrag auf der Karte zu reservieren, bis die Geräte zurückgegeben werden.
Ein Kreditkarten-Abbuchungsformular muss kein komplexes Dokument sein. Typischerweise enthält es:
- Kreditkarteninformationen des Karteninhabers: Kartenart, Name auf der Karte, Kartennummer, Ablaufdatum
- Unternehmensinformationen des Händlers
- Rechnungsadresse des Karteninhabers
- Autorisierungssprache, die dem Unternehmen erlaubt, die Karte des Kunden zu belasten
- Name und Unterschrift des Karteninhabers
- Datum
Obwohl es rechtlich nicht zwingend erforderlich ist, sollten Sie sich von einem Anwalt beraten lassen, wann die Verwendung eines Kreditkarten-Abbuchungsformulars ratsam ist. Die Verwendung dieses Formulars ist eine gute Massnahme für Unternehmen, um Risiken zu minimieren und die Rechte beider Parteien zu schützen.
Gemäss den PCI-Standards ist die Aufzeichnung des CVV-Sicherheitscodes des Kunden eine Verletzung. Wenn Sie manuelle Zahlungen eingeben möchten, müssen Sie den CVV bei jeder Karteneingabe direkt vom Verkäufer anfordern.
Die Einhaltung der PCI-Standards erfordert von allen Unternehmen, die Kreditkarteninformationen verarbeiten, die «physischen Zugriff auf Kartendaten einzuschränken». Stellen Sie sicher, dass Sie Kartendaten sicher aufbewahren, indem Sie ausgefüllte Formulare in einem sicheren Raum oder Aktenschrank aufbewahren und nur Mitarbeitern den Zugriff gestatten, die ihn zur Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen. Sie können ausgefüllte Formulare auch in einem verschlüsselten, privaten Kundenportal speichern, indem Sie eine sichere Dateiübertragungsanwendung verwenden. Das Teilen von PDF-Dateien per E-Mail kann jedoch ein Sicherheitsrisiko darstellen. Wenn Sie Ihren Kunden eine Kopie senden, schützen Sie die PDF-Datei mit einem Passwort und versenden Sie sie über eine sichere und verschlüsselte E-Mail.