যদি আপনার গ্রাহক আপনাকে PO পরিবর্তনের অনুরোধ জমা দেওয়ার অনুমতি দেয় এবং আপনার অর্ডার পরিবর্তনের অধিকার থাকে তবে আপনি ক্রয় অর্ডারের (PO) পরিবর্তনের অনুরোধ করতে পারেন। আপনি বন্ধ হয়ে যাওয়া বা সফট ক্লোজড কুপা অথবা PO লাইনের জন্য পরিবর্তনের অনুরোধ করতে পারবেন না।
পরিবর্তনের অনুরোধ করার জন্য, প্রধান মেনুতে অর্ডার ট্যাবটিতে ক্লিক করুন এবং অর্ডার পেজে, আপনি যে PO সংশোধন করতে চান তার PO নম্বরে ক্লিক করুন। অর্ডারটির শেষে, পরিবর্তনের অনুরোধ বোতামে ক্লিক করুন। আপনি যদি কোনও পরিবর্তনের অনুরোধ সেভ করে থাকেন কিন্তু এখনও জমা না দিয়ে থাকেন, তাহলে পরিবর্তন সম্পাদনা বোতামে ক্লিক করুন।
আপনি সেই ক্ষেত্রগুলি সম্পাদনা করতে পারেন যা গ্রাহক আপনাকে পরিবর্তনের অনুমতি দিয়েছেন, উদাহরণস্বরূপ: রিসিভিং ইউজার, বিভাগ এবং অর্ডারে প্রত্যাশিত আগমনের তারিখ এবং প্রয়োজনীয় তারিখের আগে, পরিমাণ/আইটেমের টাকা এবং অর্ডার লাইনের মূল্য। আপনি সেই PO লাইনগুলিও মুছে ফেলতে পারেন যা পূরণ করা সম্ভব নয়। মনে রাখবেন যে আপনি গ্রহণ করা বা ইনভয়েস করা মানের নীচে পরিমাণ/টাকা কমাতে পারবেন না।
আপনাকে ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে পরিবর্তনের কারণ নির্বাচন করতে হবে: অর্ডার করা পরিমাণ/টাকা পূরণ করতে অক্ষম; অর্ডার করা আইটেম আর নেই; প্রয়োজনীয় তারিখের আগে অর্ডারের অনুরোধ পূরণ করতে অক্ষম; অথবা অন্য – এই ক্ষেত্রে, আপনাকে একটি মন্তব্যও দিতে হবে।
তার পরে, আপনি পরিবর্তনের অনুরোধ বাতিল, সংরক্ষণ বা পাঠান করতে পারেন। পৃষ্ঠার নীচে, আপনি গ্রাহকের জন্য মন্তব্য যোগ করতে পারেন। একবারে শুধুমাত্র একটি পরিবর্তনের অনুরোধ অনুমোদনের জন্য অপেক্ষায় থাকতে পারে। আপনার গ্রাহকের অনুমোদনের জন্য একটি পরিবর্তন অপেক্ষায় থাকার সময় আপনি PO পরিবর্তনের অনুরোধ পাঠাতে পারবেন না।
পরিবর্তনের অনুরোধ অনুমোদিত হলে পরিবর্তনগুলি কার্যকর হবে। যখন PO পরিবর্তনের অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করা হয়, আপনি একটি বিজ্ঞপ্তি পাবেন অর্ডার পরিবর্তন অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে। পরিবর্তনের অনুরোধ জমা দেওয়ার পরে এবং গ্রাহকের অনুমোদনের জন্য অপেক্ষা করার সময়, আপনি PO-এর শীর্ষে অপেক্ষমান পরিবর্তন দেখতে ক্লিক করুন এ ক্লিক করে অপেক্ষমান পরিবর্তনগুলি দেখতে পারেন। PO নম্বরের পাশের ড্রপ-ডাউন তালিকাটিতে ক্লিক করে আপনি PO সংশোধন নির্বাচন করেও দেখতে পারেন।
অপেক্ষমান পরিবর্তনগুলি দেখার সময়, অপেক্ষমান পরিবর্তন অনুরোধ পৃষ্ঠাটি PO নম্বর, সংশোধনের তারিখ, পরিবর্তনের অনুরোধ জমা দেওয়ার তারিখ, পরিবর্তনের কারণ, পরিবর্তনের স্থিতি, পরিবর্তনের প্রকার ইত্যাদি দেখায়।
পৃষ্ঠার নীচে প্রত্যাহার এ ক্লিক করে আপনি আপনার পরিবর্তনের অনুরোধ প্রত্যাহার করতে পারেন। অর্ডার পরিবর্তন এবং অর্ডার লাইন পরিবর্তন ট্যাবে, আপনি আপনার সমস্ত PO এবং PO লাইন পরিবর্তনের তালিকাভুক্ত টেবিল দেখতে পারেন। আপনি উভয় টেবিলকেই কলাম অনুসারে ফিল্টার করতে পারেন, অনুসন্ধানের পদ ব্যবহার করে ফিল্টার করতে অনুসন্ধান বার ব্যবহার করতে পারেন বা উন্নত ফিল্টারিং করতে দেখুন ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করতে পারেন।
যদি আপনার গ্রাহক রিয়েল-টাইম শিপমেন্ট ট্র্যাকিং সক্ষম করে থাকেন, তবে আপনি PO-তে শিপমেন্ট ট্র্যাকিং তথ্য যোগ করতে পারেন। PO-তে শিপমেন্ট ট্র্যাকিং বিভাগে, যোগ করুন আইকনে ক্লিক করুন। শিপমেন্ট ট্র্যাকার তৈরি করুন পপ-আপ উইন্ডোতে, পুরো PO-এর জন্য ট্র্যাকিং নম্বর লিখুন, ড্রপ-ডাউন উইন্ডো থেকে ক্যারিয়ার নির্বাচন করুন এবং একটি নোট যোগ করুন (ঐচ্ছিক)। মনে রাখবেন যে আপনি PO-তে শুধুমাত্র একটি ট্র্যাকিং নম্বর লিখতে পারেন।
