ক্রেডিট কার্ড অথরাইজেশন ফর্ম হল একটি নথি যা কার্ডহোল্ডার কর্তৃক স্বাক্ষরিত হয়, যা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানকে তাদের ক্রেডিট কার্ড থেকে নির্দিষ্ট সময়ের জন্য নিয়মিত পেমেন্টের জন্য অর্থ কেটে নেওয়ার অনুমতি দেয়, যেমন নথিতে উল্লেখ করা হয়েছে। এই ফর্মটি সাধারণত ব্যবসা প্রতিষ্ঠানকে কার্ডহোল্ডারের কাছ থেকে নিয়মিত ভিত্তিতে – মাসিক, ত্রৈমাসিক বা অনিয়মিতভাবে অর্থ কাটার অধিকার দেওয়ার জন্য ব্যবহৃত হয়।
ক্রেডিট কার্ড অথরাইজেশন ফর্ম ব্যবসা প্রতিষ্ঠানকে লেনদেন বিরোধ (চার্জব্যাক) থেকে রক্ষা করার একটি উপায়। যদি আপনার কাছে কার্ডহোল্ডারের স্বাক্ষরিত নথি থাকে, যা আপনাকে তাদের কার্ড থেকে প্রদত্ত পরিষেবার জন্য অর্থ কেটে নেওয়ার অনুমতি দেয়, তাহলে কার্ড ইস্যুকারী ইউনিটের সাথে মামলা জেতার সম্ভাবনা বেশি এবং কম জটিল হবে।
এই ফর্মটি নিয়মিত লেনদেনের জন্য খুবই উপযোগী, তা সেটি ম্যানুয়াল এন্ট্রি লেনদেন হোক যেখানে কার্ড নেই অথবা সংরক্ষিত কার্ডের সাথে নিয়মিত লেনদেন হোক। ফর্মটির দুটি সুবিধা রয়েছে: গ্রাহকরা যখন চার্জ করা উচিত নয় তখন চার্জ করা হয়েছে বললে ঝুঁকি কমিয়ে আনা এবং সবার জন্য সময় বাঁচানো।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি এমন একটি রেস্তোরাঁ হন যা স্থানীয় অফিসে দুই সপ্তাহে একবার মধ্যাহ্নভোজ সরবরাহ করে। যদি আপনার ফাইলে অথরাইজেশন ফর্ম থাকে, তবে আপনি জানেন যে প্রতিবার যখন সেই অফিস ডেলিভারির জন্য কল করবে, আপনি তাদের কার্ড থেকে অর্থ কেটে নিতে পারবেন। আপনাকে বারবার জিজ্ঞাসা করতে হবে না যে তারা কোন পেমেন্ট পদ্ধতি ব্যবহার করতে চায় বা প্রতিবার গ্রাহককে স্বাক্ষর করতে বলতে হবে না।
কিন্তু নিয়মিত পেমেন্টই একমাত্র পরিস্থিতি নয় যেখানে অথরাইজেশন ফর্ম উপযোগী। আপনি পণ্য, পরিষেবা বা ভবিষ্যতের খরচ কেনার জন্য জমা গ্রহণ করতে ক্রেডিট কার্ড অথরাইজেশন ফর্ম ব্যবহার করতে পারেন।
এটি উপযোগী যদি আপনি কোনো মূল্যবান সরঞ্জাম ভাড়ার ব্যবসা করেন। সরঞ্জাম ফেরত না দেওয়া পর্যন্ত আপনি কার্ডে একটি পরিমাণ অর্থ ধরে রাখার জন্য ক্রেডিট কার্ড অথরাইজেশন ফর্ম ব্যবহার করতে পারেন।
একটি ক্রেডিট কার্ড অথরাইজেশন ফর্ম জটিল নথি হওয়ার দরকার নেই। সাধারণত এটি অন্তর্ভুক্ত করে:
- কার্ডহোল্ডারের ক্রেডিট কার্ডের তথ্য: কার্ডের প্রকার, কার্ডের নাম, কার্ড নম্বর, মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ
- ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের তথ্য
- কার্ডহোল্ডারের বিলিং ঠিকানা
- ব্যবসা প্রতিষ্ঠানকে গ্রাহকের কার্ড থেকে অর্থ কাটার জন্য অনুমোদনের ভাষা
- কার্ডহোল্ডারের নাম এবং স্বাক্ষর
- তারিখ
আইনগতভাবে বাধ্যতামূলক না হলেও, কখন ক্রেডিট কার্ড অথরাইজেশন ফর্ম ব্যবহার করা উচিত সে বিষয়ে আপনার আইনজীবীর সাথে পরামর্শ করা উচিত। এই ফর্মটি ব্যবহার করা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি ভাল পদক্ষেপ, যা ঝুঁকি কমাতে এবং উভয় পক্ষের অধিকার রক্ষা করতে সাহায্য করে।
PCI স্ট্যান্ডার্ড অনুসারে, গ্রাহকের CVV নিরাপত্তা কোড রেকর্ড করা লঙ্ঘন। আপনি যদি ম্যানুয়ালি পেমেন্ট প্রবেশ করতে চান, তবে প্রতিবার কার্ড প্রবেশ করার সময় আপনাকে সরাসরি বিক্রেতার কাছ থেকে CVV চাইতে হবে।
PCI স্ট্যান্ডার্ড মেনে চলার জন্য ক্রেডিট কার্ডের তথ্য প্রক্রিয়াকরণকারী সমস্ত ব্যবসার জন্য “কার্ডহোল্ডারের ডেটাতে শারীরিক অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করা” প্রয়োজন। সমাপ্ত ফর্মগুলি নিরাপদ ঘরে বা ফাইলিং ক্যাবিনেটে সংরক্ষণ করে এবং শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় কর্মীদের তাদের কাজের কাজ সম্পাদনের জন্য অ্যাক্সেসের অনুমতি দিয়ে কার্ডহোল্ডারের ডেটা নিরাপদ রাখতে নিশ্চিত করুন। আপনি একটি সুরক্ষিত ফাইল ট্রান্সফার অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে এনক্রিপ্ট করা ব্যক্তিগত গ্রাহক পোর্টালে সমাপ্ত ফর্মগুলিও সংরক্ষণ করতে পারেন। যাইহোক, ইমেলের মাধ্যমে PDF ফাইল শেয়ার করা নিরাপত্তা দুর্বলতা তৈরি করতে পারে। আপনি যদি আপনার গ্রাহকদের একটি কপি পাঠান, তাহলে PDF ফাইলটিকে পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত করুন এবং সুরক্ষিত এবং এনক্রিপ্ট করা ইমেলের মাধ্যমে পাঠান।
