Trong quá trình lập dự toán chi phí cho một dự án xây dựng, các nhà thầu và đơn vị sửa chữa cần tính toán tất cả các chi phí liên quan, thường được chia thành hai loại chính: chi phí cứng và chi phí mềm. Việc nắm rõ sự khác biệt giữa hai loại chi phí này là yếu tố then chốt để duy trì ngân sách dự án một cách hiệu quả.
Nhiều nhà thầu và đơn vị sửa chữa nhà ở hiện nay sử dụng phần mềm dự toán và bóc tách khối lượng vật liệu để định lượng công việc và tính toán chi phí xây dựng trực tiếp. Tuy nhiên, không ít chuyên gia xây dựng bỏ quên các khoản chi phí quan trọng khác như phí giao dịch ngân hàng, phí kiểm định, phí kỹ thuật, chi phí chuẩn bị mặt bằng, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và nhiều khoản phí khác. Việc tuân thủ các quy định của cơ quan quản lý địa phương và nhà nước cũng là một yếu tố cần được xem xét cẩn thận.
Bài viết này sẽ đi sâu vào sự khác biệt giữa chi phí cứng và chi phí mềm, cung cấp các ví dụ cụ thể về chi phí mềm và giải thích tầm quan trọng của việc đưa các chi phí này vào ngân sách dự án. Bên cạnh đó, các chuyên gia xây dựng cũng cần lưu ý về các khoản tín dụng thuế mà họ có thể được hưởng.
Chi phí cứng trong xây dựng
Để hiểu rõ hơn về chi phí mềm, chúng ta hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu về khái niệm đối lập của nó: chi phí cứng. Chi phí cứng, đôi khi còn được gọi là chi phí “gạch và vữa”, bao gồm tất cả các chi phí xây dựng trực tiếp. Đây là những khoản chi phí phát sinh từ quá trình xây dựng một công trình hoặc dự án, bao gồm vật liệu, thiết bị, nhân công và các chi phí khác cần thiết để hoàn thành dự án. Chi phí cho gỗ, thép, hệ thống ống nước, điện và nề đều là những ví dụ điển hình của chi phí cứng.
Chi phí cứng thường phát sinh trong suốt giai đoạn thi công xây dựng. Mặc dù có thể có một số chi phí ban đầu liên quan đến việc mua vật liệu hoặc huy động nhà thầu, phần lớn chi phí cứng sẽ phát sinh trong quá trình thi công. Việc đảm bảo dự án xây dựng diễn ra đúng tiến độ là rất quan trọng để kiểm soát chi phí nhân công ở mức dự kiến.
Chi phí mềm trong xây dựng
Chi phí mềm bao gồm tất cả các chi phí khác liên quan đến dự án xây dựng, nhưng không liên quan trực tiếp đến hoạt động xây dựng vật lý hoặc quá trình thi công. Phần lớn các chi phí mềm là dành cho các hạng mục phi vật chất, chẳng hạn như dịch vụ, lệ phí và bảo hiểm.
Chi phí mềm trong xây dựng bao gồm chi phí kỹ thuật, giấy phép, marketing và chi phí quản lý dự án. Các chi phí mềm phát sinh từ giai đoạn tiền kế hoạch của dự án cho đến giai đoạn hậu bàn giao và thậm chí xa hơn.
Hình ảnh minh họa sự khác biệt giữa chi phí mềm và chi phí cứng trong xây dựng, cho thấy chi phí mềm bao gồm các yếu tố như thiết kế, pháp lý, quản lý dự án, trong khi chi phí cứng tập trung vào vật liệu, nhân công và thiết bị thi công.
Ví dụ về chi phí mềm
Tùy thuộc vào loại hình dự án và phạm vi công việc, các loại chi phí mềm cho từng dự án cụ thể có thể khác nhau. Ví dụ, một dự án sửa chữa nhỏ chỉ bao gồm sơn và lát sàn có thể không yêu cầu phí thiết kế hoặc giấy phép xây dựng. Trong khi đó, một tòa nhà mới với các không gian cho thuê sẽ có các chi phí mềm bao gồm marketing, bảo hiểm, giấy phép và các chi phí phát triển khác.
Dưới đây là một số ví dụ về chi phí mềm thường gặp trong các dự án xây dựng:
Thiết kế:
Chi phí kiến trúc, phí thiết kế và chi phí kỹ thuật đều được tính vào chi phí mềm. Các khoản phí này chi trả cho các dịch vụ thiết kế và có thể bao gồm chi phí cho kiến trúc sư, kỹ sư, nhà thiết kế nội thất và các chuyên gia tư vấn thiết kế khác.
Giấy phép và khảo sát:
Các dự án sửa chữa và cải tạo quy mô lớn hơn sẽ yêu cầu giấy phép xây dựng và việc xem xét bản vẽ thiết kế bởi cơ quan quản lý địa phương. Dự án cũng có thể yêu cầu khảo sát địa điểm để xác định cao độ và ranh giới tài sản, và đây cũng được xem là một chi phí mềm.
Thuê:
Chi phí thuê tại công trường có thể bao gồm cả thiết bị và không gian văn phòng. Bạn có thể sử dụng nhà container di động hoặc container kho (Conex) để chứa vật liệu và làm không gian làm việc. Thiết bị cho thuê có thể bao gồm xe nâng, xe nâng người, thang nâng cắt kéo và các thiết bị khác.
Hình ảnh minh họa các thiết bị và văn phòng làm việc tạm thời tại công trường xây dựng, thể hiện chi phí thuê các hạng mục này là một ví dụ điển hình của chi phí mềm trong dự án.
Tài chính và bảo hiểm:
Tất cả các dự án đều yêu cầu bảo hiểm để bảo vệ chủ đầu tư, nhà thầu và công nhân. Loại bảo hiểm này thường bao gồm bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm chung, bảo hiểm tai nạn lao động và bảo hiểm rủi ro xây dựng để bảo vệ dự án trong quá trình thi công. Ngoài ra, có thể có các chi phí liên quan đến tài chính khác như trái phiếu và dịch vụ kế toán cũng được tính vào chi phí dự án.
Quản lý dự án:
Chi phí quản lý dự án tổng thể, có thể bao gồm thiết bị và phần mềm quản lý dữ liệu, cũng được xem là chi phí mềm. Điều này có thể bao gồm chi phí cho người quản lý dự án hoặc đại diện chủ đầu tư độc lập. Dịch vụ quản lý dự án do nhà thầu chính cung cấp cũng có thể được tính vào chi phí này hoặc có thể được xem là một phần của chi phí cứng.
Marketing:
Bất kỳ chi phí nào mà chủ đầu tư bỏ ra để quảng bá tòa nhà mới, tuyển dụng nhân viên hoặc tìm kiếm khách thuê đều được tính là chi phí mềm trong ngân sách. Điều này có thể bao gồm chi phí quảng cáo, biển hiệu, tờ rơi, banner, v.v.
Hình ảnh minh họa các hoạt động marketing và quảng cáo cho dự án xây dựng, ví dụ như biển quảng cáo, website dự án, thể hiện đây là một hạng mục chi phí mềm quan trọng để thu hút khách hàng và đối tác.
Hậu xây dựng:
Các chi phí phát sinh sau khi xây dựng hoàn thành, chẳng hạn như chi phí liên quan đến việc chuyển đến, bảo trì vòng đời công trình, thay đổi người thuê và các chi phí hậu bàn giao khác, có thể được đưa vào ngân sách. Một số dự án có thể dự trù các chi phí này theo thời gian để xác định thời điểm thu hồi vốn đầu tư.
Nhân viên an ninh và an toàn:
Bạn nên ưu tiên sự an toàn của nhân viên, vật liệu và thiết bị xây dựng bằng cách thuê một đội ngũ an ninh để bảo vệ mọi người và mọi thứ. Chi phí nhân sự tạm thời này có thể chiếm một phần đáng kể trong ngân sách của bạn, nhưng đây là một khoản đầu tư khôn ngoan. Các chuyên gia tư vấn an toàn cũng có thể giúp đảm bảo môi trường làm việc an toàn và cung cấp các biện pháp tốt nhất để tránh thương tích liên quan trực tiếp đến công việc. Việc bỏ qua các biện pháp an toàn có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý không đáng có, gây ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng. Ngành xây dựng có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro, vì vậy đôi khi việc chi thêm chi phí mềm để phòng ngừa các rủi ro lớn hơn do tính chất công việc là điều cần thiết. Hãy luôn dành thời gian để đánh giá các chi phí mềm khác có thể mang lại lợi ích phòng ngừa rủi ro. Đây là những chi phí mềm phổ biến, nhưng vẫn còn nhiều chi phí khác mà bạn nên cân nhắc.
Phí cam kết vay vốn xây dựng:
Đừng bỏ qua lãi suất phát sinh từ khoản vay, phí giao dịch ngân hàng và chi phí kế toán. Hầu hết mọi giao dịch tài chính đều bao gồm một số loại phí nhất định.
Phí pháp lý:
Nếu vì bất kỳ lý do gì bạn phải chịu phí pháp lý, thì đây sẽ được coi là chi phí mềm. Việc chuẩn bị cho tình huống xấu nhất không bao giờ là thừa, vì vậy việc dự trù một khoản tiền cho các chi phí pháp lý là một ý tưởng tốt.
Đưa chi phí mềm vào ngân sách dự án của bạn
Khi lập dự toán cho một dự án xây dựng, bạn cần bao gồm cả chi phí cứng và chi phí mềm. Đây là cách duy nhất để thực sự ước tính chính xác chi phí của dự án, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của bạn sau này.
Chi phí mềm thường rất quan trọng trong ngân sách dự án vì chúng có thể chiếm từ 25% đến 50% tổng ngân sách dự án. Việc định lượng các chi phí này sớm trong giai đoạn dự án cũng rất quan trọng để bạn có thể tính toán lợi tức đầu tư cuối cùng của dự án.
Biểu đồ tròn minh họa tỷ lệ chi phí mềm có thể chiếm từ 25% đến 50% trong tổng ngân sách của một dự án xây dựng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý và dự toán chính xác các chi phí này.
Bạn đã sẵn sàng tìm hiểu thêm?
Phần mềm quản lý xây dựng, như Buildxact, giúp bạn ước tính các chi phí được coi là chi phí mềm và chi phí cứng, để bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng lập dự toán chi phí chính xác hơn.
