Nhiều người đã liên hệ trực tiếp với tôi sau bài đăng trên LinkedIn, họ muốn tìm hiểu cách tạo hồ sơ năng lực (portfolio) để thể hiện những gì mình làm được.
Bản tin này sẽ giải đáp những thắc mắc đó và chia sẻ lời khuyên của tôi về cách xây dựng một hồ sơ năng lực ấn tượng.
Điều đầu tiên cần nhấn mạnh là không có một khuôn mẫu chung nào cả. Không có công thức “một kích cỡ vừa cho tất cả” khi tạo hồ sơ năng lực, vì nó cần kể câu chuyện độc đáo của bạn, chứ không phải một câu chuyện chung chung. Tôi sẽ chia sẻ một vài ý tưởng và gợi ý, nhưng cuối cùng, bạn sẽ là người quyết định nên đưa gì vào hồ sơ năng lực của mình, trình bày như thế nào và khi nào.
Hồ sơ năng lực là gì?
Cách giải thích đơn giản và dễ hiểu nhất mà tôi có thể đưa ra là: hồ sơ năng lực là một bản trình bày trực quan và cảm xúc về hành trình sự nghiệp và những thành tựu đáng chú ý của bạn. Đó là một cách hấp dẫn để kể câu chuyện của bạn và cho nhà tuyển dụng tiềm năng thấy bạn có khả năng gì.
Hồ sơ năng lực không phải là gì
Hồ sơ năng lực của bạn không chỉ là một bản trình bày trực quan của sơ yếu lý lịch. Nó có thể bao gồm sơ yếu lý lịch hoặc liên kết đến nó, nhưng thực sự không nên giống như sơ yếu lý lịch của bạn, nếu không thì còn ý nghĩa gì nữa?
Mục tiêu của hồ sơ năng lực là gì?
Hồ sơ năng lực của bạn nên kể một câu chuyện mạch lạc về bạn là ai và chứng minh bạn có thể đóng góp gì cho công ty tuyển dụng. Mục tiêu chính của hồ sơ năng lực là cho nhà quản lý tuyển dụng thấy bạn là ứng viên lý tưởng cho vai trò mà bạn đang ứng tuyển bằng cách:
- Nhấn mạnh những thành tựu liên quan nhất
- Thể hiện quá trình tư duy của bạn
- Giúp nhà quản lý tuyển dụng hình dung ra cảm giác làm việc với bạn
Bạn có thể sử dụng hồ sơ năng lực để giúp bạn có được một công việc mới hoặc khi bạn ứng tuyển thăng chức nội bộ. Mục tiêu vẫn là như nhau – chứng minh bạn là ai và bạn có thể làm gì.
Định dạng tốt nhất cho hồ sơ năng lực của tôi là gì?
Không có câu trả lời đúng hay sai ở đây. Bạn có thể tạo hồ sơ năng lực trực tuyến, file PDF hoặc bản in. Điều đó thực sự phụ thuộc vào cách bạn muốn sử dụng nó và bạn muốn đầu tư bao nhiêu vào việc tạo hồ sơ năng lực của mình.
Phiên bản kỹ thuật số có thể đòi hỏi một số kỹ năng thiết kế để tạo (mặc dù các trình tạo trang web như Wix giúp việc này trở nên thực sự dễ dàng). Một hồ sơ năng lực trực tuyến cũng sẽ là công khai. Nếu bạn không thoải mái chia sẻ câu chuyện của mình với thế giới, bạn có thể muốn xem xét một tùy chọn khác.
Mặt khác, một hồ sơ năng lực kỹ thuật số trông ấn tượng và có thể tạo ra khách hàng tiềm năng tự nhiên (mọi người có thể tìm thấy bạn thông qua hồ sơ năng lực của bạn).
Một tùy chọn khác là tạo bản trình bày hoặc tệp PDF. Nó dễ tạo hơn (đặc biệt nếu bạn sử dụng Canva) và không yêu cầu bất kỳ kỹ năng kỹ thuật nào. Một tài liệu hồ sơ năng lực không phải là công khai, vì vậy bạn có thể kiểm soát người xem nó.
Mặt khác, việc gửi các tệp lớn qua email có thể gặp khó khăn (nó có thể bị chuyển vào thư rác hoặc bị kẹt), nhưng bạn có thể dễ dàng khắc phục điều đó bằng cách lưu hồ sơ năng lực của mình vào Google Drive và chia sẻ nó với những người liên quan.
Cuối cùng, bạn có thể tạo một bản in để lại hoặc xem lại trong cuộc phỏng vấn. Đó là một cách tuyệt vời để tạo ấn tượng khi bạn có cơ hội gặp mặt trực tiếp. Một nhược điểm là có thể khó chia sẻ bản in nội bộ để các thành viên khác trong nhóm có thể xem, nhưng bạn có thể cung cấp phiên bản kỹ thuật số ngoài bản in.
Khi nào và làm thế nào tôi nên chia sẻ hồ sơ năng lực của mình?
-
Bạn có thể có cách tiếp cận “luôn bật” bằng cách tạo một trang web cá nhân để làm hồ sơ năng lực của bạn. Bằng cách này, nếu ai đó tìm kiếm tên bạn trực tuyến, họ có thể truy cập vào hồ sơ năng lực của bạn.
-
Bạn có thể liên kết đến hồ sơ năng lực của mình từ sơ yếu lý lịch và hồ sơ LinkedIn.
-
Bạn có thể gửi nó cho nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng trước cuộc phỏng vấn để thiết lập bối cảnh của cuộc trò chuyện.
-
Bạn có thể gửi nó như một phần của email cảm ơn hoặc theo dõi sau cuộc phỏng vấn để cải thiện cơ hội hoặc chốt thương vụ.
-
Bạn có thể để lại bản in cho người phỏng vấn xem xét, kèm theo hướng dẫn xem thêm qua trang web hoặc hồ sơ năng lực trực tuyến của bạn. Những bản in này có thể đặc biệt hữu ích cho nghiên cứu, tờ gấp ba hoặc một tài liệu dài hơn mà người phỏng vấn có thể thích đọc bản in.
Được rồi, vậy những gì nên được bao gồm trong hồ sơ năng lực của tôi?
Hồ sơ năng lực của bạn nên bao gồm bất cứ điều gì phục vụ mục tiêu chứng minh bạn là ai và bạn có khả năng gì, nhưng nó cũng cần phải ngắn gọn, dễ hiểu và hấp dẫn. Điều đó có nghĩa là bạn không nên bao gồm toàn bộ lịch sử làm việc hoặc mọi thứ đã xảy ra với bạn kể từ khi bạn sáu tuổi.
Có rất nhiều lời khuyên trực tuyến về những gì nên đưa vào, tôi sẽ chia sẻ những gì hồ sơ năng lực của tôi chứa bên dưới, nhưng đây là một vài ý tưởng để bạn bắt đầu:
- Giới thiệu (về tôi)
- Sứ mệnh/tầm nhìn (lý do “tại sao” của bạn)
- Ví dụ công việc/sản phẩm (một bài báo bạn đã viết, video bạn đã tạo)
- Nghiên cứu điển hình làm nổi bật thành tích của bạn (vấn đề, quy trình, giải pháp, kết quả – STAR cổ điển của bạn)
- Quy trình bạn đã tạo/cải thiện
- Quyết định chiến lược (đàm phán với nhà cung cấp để giảm chi phí, cơ cấu nhóm, phân bổ ngân sách)
- Bài phát biểu quan trọng, phỏng vấn, nội dung lãnh đạo tư tưởng
- Giải thưởng và sự công nhận
- Đề xuất chuyên nghiệp
Một vài ý tưởng khác:
- Ảnh chụp màn hình trước và sau (cảm ơn Kristine Bezbaile)
- Một dự án xác nhận giá trị (làm theo hướng dẫn từng bước của Austin guide)
- Một dự án đam mê (tôi đã từng bao gồm podcast của mình) hoặc công việc tình nguyện
- Một mốc thời gian về sự nghiệp của bạn làm nổi bật một bài học quan trọng mỗi năm hoặc với mỗi công việc
- Một tin nhắn video cá nhân
Cách xây dựng hồ sơ năng lực
Bản năng của bạn có thể mách bảo rằng bước đầu tiên nên là xem sơ yếu lý lịch của bạn, nhưng đó không phải là điều bạn nên làm khi xây dựng hồ sơ năng lực của mình.
Bước đầu tiên là xác định hồ sơ ứng viên lý tưởng cho vai trò bạn đang cố gắng đạt được.
Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- Chạy tìm kiếm trên LinkedIn cho vai trò bạn muốn và tìm kiếm các mô tả công việc liên quan. Đọc ít nhất 5 mô tả và tổng hợp danh sách làm nổi bật các bằng cấp chính mà tất cả họ đều có điểm chung. Nếu bạn đang tạo hồ sơ năng lực này để phù hợp với một vị trí cụ thể mà bạn đã ứng tuyển, hãy sử dụng mô tả công việc cụ thể đó làm hướng dẫn.
- Nhìn vào danh sách các bằng cấp và tự hỏi bản thân: 3 yêu cầu quan trọng nhất là gì? Những điểm khó khăn lớn nhất mà vai trò này sẽ giải quyết là gì? (tập trung vào “điều phải có” chứ không phải “điều tốt đẹp nên có”). Hồ sơ năng lực và câu chuyện của bạn cần thể hiện những kỹ năng này.
- Bây giờ hãy xem sơ yếu lý lịch, chứng chỉ, dự án, giá trị và kỹ năng của bạn và tìm ra những điều nào phù hợp nhất với câu chuyện bạn muốn kể. Sử dụng những câu hỏi này để quyết định những gì nên được đưa vào hồ sơ năng lực của bạn:
- Nó có thêm điều gì đó không hiển nhiên hoặc có thể chứng minh được trong sơ yếu lý lịch của tôi không?
- Nó có hiển thị kết quả/thành tích (không phải trách nhiệm) không?
- Thông tin này có đóng góp vào câu chuyện của tôi không? Nó có phù hợp với hồ sơ ứng viên lý tưởng không?
- Nó có chứng minh quá trình tư duy, tư duy chiến lược hoặc kỹ năng lãnh đạo của tôi không?
- Nó có giúp nhà quản lý tuyển dụng hình dung/cảm nhận được cảm giác làm việc với tôi không?
- Tạo dàn ý cho câu chuyện của bạn. Bạn có thể kể câu chuyện của mình dựa trên dòng thời gian hoặc nhóm các thành tích thể hiện cùng một kỹ năng. Đảm bảo câu chuyện của bạn có một dòng chảy logic dễ theo dõi.
- Giữ cho hồ sơ năng lực của bạn ngắn gọn và hấp dẫn. Sử dụng tiêu đề mô tả, tập trung vào thành tích cấp cao nhưng thêm nét cá nhân.
Ví dụ về sản phẩm để chứng minh quá trình tư duy của bạn:
Thay vì nói “Tôi biết cách viết thông điệp hấp dẫn”, hãy chia sẻ ảnh chụp màn hình phân tích SWOT, ma trận định vị hoặc kết quả nghiên cứu cạnh tranh của bạn (lưu ý: chỉ chia sẻ các điểm nổi bật trực quan. Không ai muốn xem ảnh chụp màn hình tài liệu Word có văn bản). Đây là một cách tuyệt vời để cho thấy bạn tuân theo một quy trình có cấu trúc.
Ngoài ra, bạn có thể hiển thị ảnh chụp màn hình trước và sau – thông điệp cũ trên trang web của bạn so với thông điệp mới.
Ví dụ về phần hồ sơ năng lực thể hiện tư duy chiến lược:
-
Chia sẻ ảnh chụp màn hình cho thấy cách bạn phân bổ ngân sách hàng năm
-
Thảo luận về một quy trình bạn đã cải thiện bằng cách hiển thị bảng so sánh với các điểm dữ liệu trước và sau
Ví dụ về hồ sơ năng lực:
- Hồ sơ năng lực “Dự án xác nhận giá trị” của Scott Barker portfolio
Theo lời của chính anh ấy, đây là một “bộ bài webinar giả lập” mà anh ấy đã tập hợp để cố gắng thuyết phục Sales Hacker, Inc. chấp nhận anh ấy. Hồ sơ năng lực này kể một câu chuyện cá nhân và chứng minh những gì Scott thực sự có thể mang lại nếu anh ấy nhận được vai trò này (spoiler, anh ấy đã nhận được vai trò đó).
- Hồ sơ năng lực bằng chứng xã hội của Aja portfolio
Aja có một hồ sơ năng lực độc đáo thể hiện những gì cô ấy làm, mà còn cả cô ấy là ai.
Cô ấy có một phần đề xuất tuyệt vời (những gì mọi người nói về cô ấy) và một phần giới thiệu cô ấy như một chuyên gia trong ngành.
- Hồ sơ năng lực dựa trên nghiên cứu điển hình của Stefany portfolio
Stefany đã tạo ra một hồ sơ năng lực tuyệt vời dựa trên các nghiên cứu điển hình riêng lẻ. Cô ấy giữ cho các ví dụ của mình ngắn gọn và đi vào trọng tâm, đồng thời bao gồm kết quả để chứng minh thành công của mình.
Kết luận
Cho dù bạn đang tìm kiếm vai trò tiếp theo hay nhắm đến việc thăng chức, hồ sơ năng lực là một cách tuyệt vời để thể hiện khả năng của bạn và nổi bật.
Nhân tiện, có một lời giải thích khoa học về lý do tại sao hồ sơ năng lực hoạt động tốt. Đó là vì nội dung trực quan có thể kích hoạt cảm xúc. Hình ảnh được xử lý nhanh chóng trong não, vì vậy chúng gây ra phản ứng nhanh hơn và mạnh mẽ hơn so với từ ngữ. Hình ảnh giúp người đọc tương tác với nội dung và các phản ứng cảm xúc có thể dẫn đến mức độ lưu giữ thông tin cao hơn, khiến bạn trở nên đáng nhớ hơn với tư cách là một ứng viên.
Tôi đã sử dụng hồ sơ năng lực trong nhiều năm, nhưng đừng chỉ nghe từ tôi:
Như tôi đã đề cập trước đó, không có khuôn mẫu nào cho một hồ sơ năng lực tuyệt vời vì hồ sơ năng lực của bạn cần kể câu chuyện của bạn bằng cách sử dụng ngôn từ và liên tưởng của riêng bạn.
Hãy thực hiện bước đầu tiên, xây dựng phiên bản đầu tiên của bạn và kiểm tra nó.
Thu thập phản hồi, tinh chỉnh hồ sơ năng lực của bạn và thử lại. Khi người phỏng vấn bắt đầu đề cập đến hồ sơ năng lực của bạn trong cuộc phỏng vấn mà không cần nhắc, bạn sẽ biết nó đang hoạt động.
Nếu bạn thấy hướng dẫn này có giá trị, hãy đăng ký tại đây và tôi sẽ gửi một lời khuyên nghề nghiệp hữu ích trực tiếp vào hộp thư đến của bạn mỗi thứ Bảy.
