Kỹ năng mềm là gì?

Kỹ năng mềm là tập hợp các thuộc tính cá nhân, tính cách, kỹ năng giao tiếp và trí tuệ cảm xúc, quyết định cách một người tương tác với người khác và làm việc hiệu quả trong môi trường tập thể. Trong công việc, kỹ năng mềm được xem là yếu tố bổ trợ không thể thiếu cho kỹ năng cứng (hay còn gọi là kỹ năng chuyên môn), vốn là kiến thức và khả năng nghiệp vụ cụ thể của mỗi cá nhân. Các nhà tâm lý học đôi khi còn sử dụng thuật ngữ “kỹ năng mềm” để mô tả chỉ số cảm xúc (EQ), trái ngược với chỉ số thông minh (IQ) truyền thống. Trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh ngày càng gay gắt, những người sở hữu sự kết hợp hài hòa giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm thường được đánh giá cao và có nhiều cơ hội việc làm hơn.

Điểm chính cần ghi nhớ

• Kỹ năng mềm bao gồm các thuộc tính và đặc điểm tính cách giúp nhân viên tương tác hiệu quả với đồng nghiệp, khách hàng và thành công trong môi trường làm việc.
• Ví dụ về kỹ năng mềm rất đa dạng, từ khả năng giao tiếp thuyết phục với khách hàng tiềm năng, hướng dẫn và cố vấn cho đồng nghiệp, lãnh đạo nhóm, đàm phán hợp đồng, tuân thủ chỉ đạo, cho đến khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn.
• Kỹ năng cứng thường đo lường được và dễ dàng đạt được thông qua các chương trình đào tạo và giáo dục chính quy.
• Nhân viên sở hữu kỹ năng mềm tốt có thể góp phần giúp doanh nghiệp đạt được năng suất và hiệu quả cao hơn.
• Ngược lại với kỹ năng cứng, kỹ năng mềm khó có thể được trau dồi thông qua các khóa đào tạo truyền thống mà đòi hỏi quá trình rèn luyện và tự phát triển liên tục.

Hiểu rõ hơn về kỹ năng mềm

Trong quá trình tuyển dụng, các nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm ứng viên có sự cân bằng giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Ví dụ, nhà tuyển dụng đánh giá cao những ứng viên có kỹ năng chuyên môn vững vàng và kinh nghiệm làm việc hiệu quả, thể hiện qua khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn. Bên cạnh đó, họ cũng ưu tiên những người có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, khả năng trình bày vấn đề rõ ràng, mạch lạc và am hiểu sâu sắc về sản phẩm, dịch vụ của công ty. Đặc biệt, trong giao tiếp với khách hàng tiềm năng, những nhân viên sở hữu kỹ năng mềm tốt có thể xây dựng các bài thuyết trình hấp dẫn và lôi cuốn, ngay cả khi công việc chính của họ không trực tiếp liên quan đến bán hàng hoặc marketing. Một kỹ năng mềm khác được đánh giá cao là khả năng hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ đồng nghiệp trong các nhiệm vụ mới.

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường phát huy tối đa hiệu quả khi họ sở hữu kỹ năng mềm vượt trội. Khả năng nói trước công chúng là một yếu tố quan trọng, nhưng những nhà lãnh đạo xuất sắc còn là những người biết lắng nghe nhân viên và các nhà lãnh đạo khác trong ngành. Một bài viết trên Harvard Business Review đã chỉ ra rằng: “Những nhà quản lý không chịu lắng nghe và phản hồi một cách chu đáo những lo ngại của nhân viên sẽ phải đối mặt với tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao hơn. Tình trạng này đặc biệt nghiêm trọng khi những nhân viên giỏi nhất – những người có thể mang theo khách hàng và dự án – quyết định ra đi, cùng với những nhân viên tuyến đầu, những người trực tiếp chịu trách nhiệm về trải nghiệm của khách hàng. Rủi ro là điều hoàn toàn có thể thấy rõ.”

Đàm phán cũng là một kỹ năng mềm quan trọng đối với nhiều nhà lãnh đạo. Khi đàm phán với nhân viên, khách hàng hoặc đối tác, nhà lãnh đạo cần thể hiện sự tôn trọng đối với mong muốn của đối phương, đồng thời kiên định theo đuổi mục tiêu của mình. Bên cạnh đó, kỹ năng giao việc hiệu quả cho các thành viên trong nhóm cũng là một yếu tố không thể thiếu của người lãnh đạo giỏi.

Các công ty thường có xu hướng tuyển dụng nhân viên có kỹ năng mềm phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và phong cách làm việc của đội ngũ hiện tại, tạo nên sự phù hợp về văn hóa.

So sánh kỹ năng cứng và kỹ năng mềm

Kỹ năng cứng được trau dồi thông qua giáo dục chính quy, các chương trình đào tạo chuyên môn và quá trình rèn luyện tập trung. Đây là những kỹ năng định lượng, có thể đo lường và đánh giá được, cần thiết để nhân viên thực hiện thành công một công việc cụ thể. Nhà tuyển dụng thường kiểm tra hoặc đánh giá kỹ năng cứng của ứng viên trước khi tuyển dụng. Ví dụ về kỹ năng cứng bao gồm lập trình máy tính, viết lách, phát triển web và thiết kế đồ họa. Một số kỹ năng cứng có nhu cầu cao hơn những kỹ năng khác, và các công ty có thể cần đến sự hỗ trợ của các công ty tuyển dụng hoặc headhunter để tìm kiếm nhân tài cho các vị trí đòi hỏi kỹ năng cứng chuyên biệt, cấp cao.

Kỹ năng cứng có thể được học hỏi và hoàn thiện theo thời gian, nhưng kỹ năng mềm thì khó tiếp thu và thay đổi hơn. Ví dụ, các kỹ năng mềm cần thiết của một bác sĩ có thể bao gồm sự đồng cảm, thấu hiểu, lắng nghe tích cực và thái độ ân cần, chu đáo với bệnh nhân. Ngược lại, kỹ năng cứng của bác sĩ bao gồm kiến thức sâu rộng về bệnh tật, khả năng đọc và phân tích kết quả xét nghiệm, triệu chứng bệnh, cũng như hiểu biết toàn diện về giải phẫu học và sinh lý học.

Huấn luyện và kèm cặp (coaching) là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để cải thiện kỹ năng mềm.

Các kỹ năng mềm giá trị cho nhân viên

Kỹ năng mềm mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp khi được áp dụng rộng rãi trong toàn công ty. Tinh thần hợp tác giữa các nhân viên là một yếu tố vô cùng quan trọng. Các thành viên trong nhóm có khả năng làm việc hiệu quả với những người thuộc các thế hệ khác nhau và xuất thân khác biệt thường làm việc năng suất hơn và tập trung tốt hơn vào các mục tiêu chung. Hiệu quả và năng suất làm việc được cải thiện đáng kể khi nhân viên hợp tác, chia sẻ kiến thức và công cụ để hoàn thành công việc. Khả năng học hỏi các phương pháp và công nghệ mới cũng là một kỹ năng mềm được các nhà tuyển dụng đánh giá cao ở tất cả nhân viên.

Các công ty coi trọng kỹ năng học hỏi thường nhận thức rõ sự đa dạng trong phong cách học tập của mỗi cá nhân và khuyến khích nhân viên theo đuổi các phương pháp học tập phù hợp nhất với bản thân. Khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả cũng là một kỹ năng mềm được các công ty ưu tiên. Ví dụ, doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả hơn và tăng năng suất khi tất cả nhân viên đều biết cách tự khắc phục các sự cố phần mềm đơn giản thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào bộ phận công nghệ thông tin (IT) cho mọi vấn đề.

Kỹ năng mềm còn được xem là kỹ năng con người. Chúng bao gồm khả năng giao tiếp và ứng xử khéo léo, kỹ năng lãnh đạo, giải quyết vấn đề, đạo đức nghề nghiệp, quản lý thời gian và làm việc nhóm. Đây là những phẩm chất có thể áp dụng và phát huy trong mọi vị trí công việc.

Kỹ năng mềm và trí tuệ cảm xúc

Trí tuệ cảm xúc (EQ) là một kỹ năng mềm đặc biệt quan trọng, cần được xem xét riêng. Nó bao gồm khả năng nhận biết, thấu hiểu và quản lý cảm xúc của bản thân, cũng như cảm xúc của người khác. Không giống như trí thông minh truyền thống (IQ) tập trung vào logic, khả năng giải quyết vấn đề và các yếu tố kỹ thuật liên quan đến một ngành nghề cụ thể, trí tuệ cảm xúc tập trung vào khả năng ứng xử trong các tình huống xã hội và xây dựng mối quan hệ bền vững. Theo McKinsey, nhu cầu về kỹ năng cảm xúc sẽ tăng 26% từ năm 2016 đến năm 2030.

Một phần quan trọng của trí tuệ cảm xúc là khả năng tự nhận thức. Điều này có nghĩa là bạn nhận thức rõ về cảm xúc, điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, đồng thời hiểu được những điều đó ảnh hưởng đến người khác như thế nào. Bằng cách nhận biết các yếu tố kích hoạt cảm xúc của mình, bạn có thể kiểm soát phản ứng hiệu quả hơn, tránh đưa ra các quyết định vội vàng hoặc gây ra hiểu lầm. Người có khả năng tự nhận thức tốt cũng tiếp nhận phản hồi hiệu quả hơn và có thể tự cải thiện bản thân vì họ có thể đánh giá hành vi và thái độ của mình một cách khách quan.

Đồng cảm là một khía cạnh quan trọng khác của trí tuệ cảm xúc. Đó là khả năng hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác, giúp bạn kết nối với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác ở mức độ sâu sắc hơn. Các nhà lãnh đạo giàu lòng đồng cảm có thể hỗ trợ đội ngũ của mình tốt hơn bằng cách nhận ra nhu cầu và động lực của họ, từ đó tạo ra một lực lượng lao động gắn kết và năng suất hơn. Các nhà tuyển dụng ngày càng nhận ra và đánh giá cao lợi ích của những người có trí tuệ cảm xúc cao. Theo TalentSmartEQ, những người có EQ cao kiếm được nhiều hơn 29.000 đô la mỗi năm so với những người có EQ thấp.

Làm thế nào để phát triển kỹ năng mềm

Không có một phương pháp duy nhất nào để phát triển kỹ năng mềm một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, sự kết hợp của các phương pháp dưới đây có thể giúp bạn trau dồi các kỹ năng xã hội và giao tiếp ứng xử, hữu ích trong nhiều công việc và ngành nghề khác nhau:

• Luyện tập lắng nghe chủ động: Tập trung thực sự lắng nghe và thấu hiểu những gì người khác đang nói mà không ngắt lời. Điều này giúp xây dựng sự đồng cảm và các mối quan hệ bền chặt hơn.
• Chủ động tìm kiếm phản hồi thường xuyên: Yêu cầu đồng nghiệp, quản lý hoặc người cố vấn đưa ra phản hồi về kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và các kỹ năng mềm khác của bạn. Sử dụng những phản hồi đó để cải thiện bản thân một cách có ý thức.
• Trau dồi trí tuệ cảm xúc: Phát triển khả năng tự nhận thức và học cách quản lý cảm xúc của bản thân. Điều này sẽ giúp bạn ứng xử khéo léo trong các tình huống xã hội phức tạp và kết nối với người khác dễ dàng hơn.
• Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian: Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và đặt mục tiêu thực tế. Quản lý thời gian hiệu quả giúp giảm căng thẳng, tăng năng suất và giúp bạn làm việc có tổ chức hơn.
• Tham gia các dự án nhóm: Hợp tác với những người khác trong các nhiệm vụ nhóm để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm và giao tiếp ứng xử. Điều này cũng nâng cao khả năng làm việc với những người có tính cách đa dạng.
• Nâng cao kỹ năng giao tiếp: Luyện tập giao tiếp rõ ràng, mạch lạc và ngắn gọn, cả bằng văn bản và lời nói. Điều này sẽ giúp tránh hiểu lầm và giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn.
• Phát triển khả năng giải quyết vấn đề: Chia nhỏ các vấn đề phức tạp thành các phần nhỏ hơn và khám phá nhiều giải pháp khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề khác nhau trong tương lai, bất kể công việc hoặc ngành nghề của bạn là gì.
• Nuôi dưỡng sự đồng cảm: Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu quan điểm của họ. Sự đồng cảm tăng cường sự hợp tác và giúp xây dựng lòng tin.
• Luyện tập nói trước công chúng: Tham gia các hoạt động như thuyết trình hoặc câu lạc bộ Toastmasters để xây dựng sự tự tin khi nói trước đám đông.
• Học các kỹ thuật quản lý căng thẳng: Thực hành chánh niệm, tập thể dục hoặc các kỹ thuật thư giãn khác để kiểm soát căng thẳng tốt hơn. Quản lý căng thẳng giúp duy trì năng suất và cải thiện sự tập trung.

Sự khác biệt giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng là gì?

Kỹ năng cứng là những kỹ năng đo lường được, có được thông qua đào tạo, giáo dục và thực hành. Đó là những khả năng cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể. Kỹ năng mềm là các kỹ năng hành vi và giao tiếp ứng xử, liên quan đến cách con người tương tác hiệu quả với người khác và xử lý các tình huống.

Tại sao kỹ năng mềm lại quan trọng?

Cách bạn tương tác và đối xử với người khác có vai trò then chốt đối với thành công trong sự nghiệp. Lòng tin được xây dựng thông qua các tương tác và mối quan hệ tích cực, và năng suất tăng lên trong môi trường mà kỹ năng mềm được phát huy.

Làm thế nào để cải thiện kỹ năng mềm?

Mặc dù không thường được đào tạo chính quy, nhưng kỹ năng mềm hoàn toàn có thể học được. Để cải thiện kỹ năng mềm, mỗi người cần sẵn sàng đón nhận phản hồi và thay đổi hành vi. Các khóa đào tạo có thể cung cấp các mẹo và chiến lược để phát triển các thói quen tốt hơn, chẳng hạn như lắng nghe tích cực và đồng cảm với người khác. Và việc luyện tập thường xuyên có thể củng cố các lĩnh vực còn yếu kém.

Đào tạo kỹ năng mềm là gì?

Đào tạo kỹ năng mềm là các khóa đào tạo được thiết kế để giúp phát triển hoặc cải thiện kỹ năng giao tiếp ứng xử. Nó bao gồm các bài học nhằm nâng cao khả năng giao tiếp, tăng cường lắng nghe tích cực, giải quyết xung đột và nhiều kỹ năng mềm khác.

Điểm mấu chốt

Trong khi kỹ năng cứng được đánh giá cao trong nền kinh tế hiện đại, nhiều nhà tuyển dụng cũng nhận ra tầm quan trọng của kỹ năng mềm. Vì lý do đó, những người lao động sở hữu cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm sẽ có nhiều cơ hội được tuyển dụng và thăng tiến trong sự nghiệp hơn.