Kỹ năng là yếu tố quan trọng trong quá trình tìm việc. Chúng thể hiện không chỉ khả năng mà còn cả cách thức làm việc và cá tính của bạn với nhà tuyển dụng tiềm năng. Tất cả kỹ năng có thể được chia thành hai loại chính: kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Và bạn cần cả hai để có được công việc tiếp theo. Vậy sự khác biệt giữa chúng là gì? Và làm thế nào để bạn cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có những kỹ năng mà họ đang tìm kiếm?
Kỹ năng cứng là những kỹ năng đến từ kiến thức chuyên môn và thường gắn liền với các nhiệm vụ hoặc công nghệ cụ thể, chẳng hạn như thành thạo một phần mềm, khả năng lái một loại xe hoặc thông thạo ngoại ngữ. Kỹ năng cứng thường được trau dồi thông qua sự kết hợp giữa giáo dục và đào tạo tại chỗ, dễ chứng minh và định lượng kết quả hơn.
Ngược lại, kỹ năng mềm mang tính trừu tượng hơn. “Kỹ năng mềm nói lên tính khí, tính cách và phẩm chất của bạn như đáng tin cậy, tháo vát, có tổ chức hoặc chuyên nghiệp”, Emily Liou, huấn luyện viên nghề nghiệp của Muse, người sáng lập Cultivitae, cho biết. Mặc dù bạn chắc chắn có thể cải thiện kỹ năng mềm của mình, nhưng chúng không dễ dạy hoặc học và khó định lượng kết quả hơn nhiều. So với kỹ năng cứng, bạn ít có khả năng đạt được kỹ năng mềm thông qua giáo dục chính quy hoặc đào tạo tại chỗ.
Việc bạn có sở hữu một kỹ năng mềm hay không cũng không rõ ràng. Mặc dù có nhiều cấp độ chuyên môn khác nhau trong kỹ năng cứng, nhưng khi đi sâu vào vấn đề, bạn có thể biết cách sử dụng hệ thống POS (điểm bán hàng) hoặc không. Nhưng định nghĩa về một thứ gì đó như “người giao tiếp tốt” có thể thay đổi tùy thuộc vào người đánh giá nó và nó có nhiều sắc thái hơn là câu trả lời nhị phân có hoặc không. Ví dụ, bạn có thể gặp khó khăn với các bài thuyết trình trước đám đông nhưng lại rõ ràng và súc tích trong cuộc trò chuyện trực tiếp. Hoặc bạn có thể là một nhân viên bán hàng, người giao tiếp tuyệt vời với khách hàng và mọi người trong nhóm của bạn nhưng lại gặp khó khăn trong việc giải thích những gì bạn làm với một đồng nghiệp không phải là bán hàng.
Một số kỹ năng nằm ở ranh giới giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng tùy thuộc vào cách bạn sử dụng chúng. Ví dụ, kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt có thể là kỹ năng mềm nếu bạn chủ yếu sử dụng chúng để trao đổi thông tin rõ ràng với đồng nghiệp hoặc khách hàng. Nhưng viết lách sẽ được coi là một kỹ năng cứng nếu đó là trách nhiệm cốt lõi trong công việc của bạn với tư cách là người viết quảng cáo, biên tập viên, quản lý truyền thông hoặc nhà tiếp thị, huấn luyện viên nghề nghiệp của Muse, Jennifer Smith, người sáng lập Flourish Careers, cho biết.
Kỹ năng cứng thường bao gồm cả kỹ năng kỹ thuật như chương trình phần mềm, ngôn ngữ lập trình hoặc tối ưu hóa công cụ tìm kiếm và kỹ năng định hướng nhiệm vụ như dự báo, lập ngân sách hoặc tuyển dụng, Liou nói. Ví dụ, nếu bạn là một kế toán, chuẩn bị thuế là một kỹ năng cứng và thành thạo Intuit QuickBooks cũng vậy. Nếu bạn là một y tá, đo các dấu hiệu sinh tồn và tiêm truyền tĩnh mạch là những kỹ năng cứng, nhưng khả năng sử dụng phần mềm biểu đồ bệnh nhân cũng vậy. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực bán lẻ, biết cách sử dụng máy tính tiền là một kỹ năng cứng. Một số kỹ năng cứng như Salesforce hoặc khả năng phân tích dữ liệu cho phép bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ hơn. Khả năng nói một ngôn ngữ thứ hai cũng được coi là một kỹ năng cứng.
Dưới đây là một vài ví dụ về các kỹ năng cứng mà nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm tùy thuộc vào vị trí họ muốn tuyển dụng:
- Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (chẳng hạn như Salesforce)
- Phân tích dữ liệu
- Trực quan hóa dữ liệu
- Chỉnh sửa và hiệu đính
- Báo cáo chi phí
- Lái xe nâng
- Google Analytics
- Hệ thống POS
- Dự báo và dự đoán lợi nhuận
- Ngôn ngữ lập trình (như HTML, JavaScript, C ++ hoặc Python)
- QuickBooks
- Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO)
- Tạo và duy trì lịch trình
Kỹ năng mềm là những đặc điểm, phẩm chất và thói quen “liên quan đến cách một người tiếp cận công việc”, Smith nói. Bạn có khả năng thích ứng, sáng tạo, tự tạo động lực và/hoặc là người giải quyết vấn đề tốt không? Một tập hợp con lớn của kỹ năng mềm là kỹ năng giao tiếp hoặc cách bạn liên hệ với những người xung quanh. Bạn có hợp tác, đồng cảm và/hoặc là người giao tiếp tốt không?
Dưới đây là một vài ví dụ về các kỹ năng mềm mà nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm:
- Khả năng thích ứng
- Hợp tác
- Giao tiếp
- Quản lý xung đột
- Tư duy phản biện/giải quyết vấn đề
- Tò mò
- Trí tuệ cảm xúc và sự đồng cảm
- Lãnh đạo
- Quản lý
- Tổ chức
- Nhận thức
- Kiên trì
- Tự nhận thức
- Tự tin
- Quản lý thời gian
- Đạo đức làm việc
Tất cả người tìm việc (và người đang làm việc) phải sở hữu cả kỹ năng mềm và kỹ năng cứng, nhưng sự kết hợp chính xác mà bạn cần phụ thuộc vào vị trí và công ty cụ thể. Hãy nhớ rằng, nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng không tìm kiếm một người có thể hoàn thành nhiệm vụ hoặc một người mà họ có thể thấy làm việc cùng và dành nhiều thời gian bên cạnh: Họ đang tìm kiếm cả hai.
Để tìm ra kỹ năng mềm và kỹ năng cứng nào là quan trọng nhất đối với một vị trí nhất định, bạn có thể bắt đầu bằng cách làm nổi bật bất kỳ kỹ năng cụ thể nào được đề cập rõ ràng trong mô tả công việc. Nhiều bằng cách làm nổi bật bất kỳ kỹ năng cụ thể nào được đề cập rõ ràng trong mô tả công việc. Nhiều trình độ và nhiệm vụ công việc được yêu cầu hoặc đề xuất sẽ mô tả các kỹ năng cứng, nhưng một số nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu “người tự khởi nghiệp” hoặc “người chơi đồng đội”, nói rằng giao tiếp hiệu quả là điều bắt buộc hoặc nói cách khác, họ đang tìm kiếm bất kỳ kỹ năng mềm nào trong suốt quá trình đăng tuyển.
Nhưng đối với kỹ năng mềm, bạn cũng nên tiến thêm một bước nữa và suy nghĩ về những phẩm chất nào có thể giúp bạn làm tốt hơn công việc này dựa trên danh sách nhiệm vụ và mô tả công ty. Ví dụ, nếu một công việc có yếu tố quản lý con người, bạn sẽ muốn thể hiện khả năng lãnh đạo và kỹ năng giao tiếp cũng như khả năng lắng nghe, giao việc và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng của mình. Hoặc nếu một công ty là một công ty khởi nghiệp hoặc tự mô tả mình là một “môi trường có nhịp độ nhanh”, bạn có thể muốn thể hiện khả năng thích ứng và đa nhiệm của mình.
Bạn nên luôn điều chỉnh sơ yếu lý lịch và thư xin việc của mình cho công việc cụ thể mà bạn đang ứng tuyển—nghĩa là, chỉnh sửa tài liệu ứng tuyển của bạn để chúng cho thấy lý do tại sao bạn đủ điều kiện cho công việc này. Vì vậy, hãy xem xét tất cả các kỹ năng mềm và kỹ năng cứng mà bạn đã lưu ý trong bước trên.
Đối với kỹ năng cứng của bạn:
Đối với kỹ năng mềm của bạn:
-
Thể hiện cách bạn đã sử dụng kỹ năng mềm của mình thông qua các câu chuyện và thành tích. Bởi vì kỹ năng mềm không hữu hình, “Điều quan trọng là phải thể hiện chứ không phải nói suông”, Liou nói. Thay vì nói, “Tôi là một người chơi đồng đội mạnh mẽ”, hãy mô tả một thời điểm cụ thể khi bạn tập hợp một nhóm lại với nhau để đạt được mục tiêu chung, Liou nói.
-
Kết hợp các kỹ năng mềm của bạn vào các gạch đầu dòng mô tả các thành tích liên quan. Điều này thường có nghĩa là bạn đang thể hiện các kỹ năng mềm và kỹ năng cứng của mình trong cùng một gạch đầu dòng. Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng thể hiện kỹ năng quản lý, cộng tác, tổ chức và giao tiếp của mình, bạn có thể nói: Quản lý nhóm đa chức năng gồm sáu người từ lên ý tưởng đến thực hiện chiến dịch kỹ thuật số “Câu chuyện của bạn”, phân công nhiệm vụ trong Airtable, giao tiếp giữa các phòng ban và theo dõi mức độ tương tác và doanh số bán hàng thông qua Google Analytics và Salesforce, kết quả là có hơn 20.000 người theo dõi Twitter mới và 500 lượt đăng ký
-
Kết hợp các kỹ năng mềm của bạn vào phần tóm tắt sơ yếu lý lịch hoặc tiêu đề.
-
Quyết định xem bạn có muốn đưa kỹ năng mềm vào phần kỹ năng của mình hay không. Smith nói rằng việc bao gồm các kỹ năng mềm trong phần kỹ năng của sơ yếu lý lịch của bạn “là một cách tuyệt vời để thể hiện các kỹ năng của bạn theo cách phù hợp với mô tả công việc và cho nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng biết rằng bạn hoàn hảo cho công việc.” Và mặc dù các phần kỹ năng theo truyền thống được dành riêng cho các kỹ năng cứng, nhưng “Nếu bạn còn chỗ trống, thì điều đó không gây hại gì, vì nó có thể giúp hệ thống theo dõi ứng viên khớp từ khóa”, Liou nói.
Phỏng vấn cho bạn cơ hội thể hiện cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm của mình.
Đối với kỹ năng cứng:
Đối với kỹ năng mềm:
-
Chọn những câu chuyện phỏng vấn thể hiện kỹ năng mềm của bạn đang hoạt động, ngay cả khi bạn không nói rõ chúng là gì. Ví dụ, đối với câu hỏi về cách bạn tạo động lực cho người khác, Liou đề xuất nói điều gì đó như: “Tại [công ty XYZ] tinh thần rất thấp do một vụ sáp nhập lớn và một đợt sa thải hàng loạt ảnh hưởng đến bộ phận của chúng tôi một tuần trước đó. Để nâng cao tinh thần, tôi đã chủ động lên lịch cho một buổi đi ăn trưa của nhóm và viết một ghi chú tích cực cho từng thành viên trong nhóm để chia sẻ những điều tôi yêu thích khi làm việc với họ. Người nhận thấy đây là một nguồn năng lượng tuyệt vời, nó khuyến khích mọi người khác trong nhóm viết ghi chú cho từng cá nhân. Bất chấp việc sa thải, nhóm của chúng tôi đã có thể kết nối và giao tiếp.”
-
Thể hiện kỹ năng mềm của bạn trong hành vi của bạn. Đến đúng giờ để thể hiện sự đúng giờ và quản lý thời gian. Trả lời từng email và cuộc gọi điện thoại một cách chuyên nghiệp để thể hiện kỹ năng giao tiếp. Nỗ lực làm quen với những người bạn tương tác để thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Và như thế.
Có một số điểm khác biệt trong cách bạn có thể thể hiện kỹ năng cứng và kỹ năng mềm của mình trong quá trình tìm việc, chắc chắn rồi. Nhưng đối với mọi giai đoạn được nêu ra ở trên, hãy nhớ rằng bạn không phải lựa chọn giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Kỹ năng cứng của bạn giúp hỗ trợ kỹ năng mềm của bạn và ngược lại, vì vậy bạn thường có thể mô tả chúng đồng thời.
Ví dụ, nếu bạn là nhà phân tích tài chính, khả năng tạo và phân tích báo cáo lãi lỗ của bạn có thể là một kỹ năng cứng cần thiết, nhưng sự chú ý đến chi tiết của bạn là một kỹ năng mềm giúp bạn làm điều đó tốt hơn nữa. Là một người quản lý, khả năng lãnh đạo nhóm của bạn đạt được mục tiêu có thể được hỗ trợ bởi việc bạn thành thạo một phần mềm quản lý dự án. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn muốn làm nổi bật một kỹ năng mềm hoặc kỹ năng cứng, hãy nghĩ về những kỹ năng khác mà bạn có thể tham khảo cùng với nó.
Cuối cùng, bạn cần cả kỹ năng mềm và kỹ năng cứng để trở thành một nhân viên toàn diện. “Ví dụ, một nhà phát triển phần mềm biết cách viết mã và có thể giao tiếp ở tất cả các cấp của một tổ chức” sẽ làm việc hiệu quả hơn và hấp dẫn hơn đối với một công ty đang tuyển dụng, Smith nói. Vì vậy, khi bạn tìm việc, hãy đảm bảo rằng bạn đang thể hiện tất cả các khả năng, phẩm chất và kiến thức giúp bạn trở thành một ứng viên tuyệt vời.
